Articles

Que sont les remboursements de frais ?

Les remboursements de frais 

Les remboursements de frais ne sont pas soumis aux charges sociales et fiscales. Tous les frais engagés pour le compte de l’association peuvent être pris en charge par celle-ci si elle a donné son accord préalable. Le-la bénévole doit alors fournir une note de frais ainsi que les justificatifs qui seront enregistrés en comptabilité.

L’association détermine le barème qu’elle souhaite appliquer, le fait valider par l’institution compétente (CA ou bureau) et le communique à ses bénévoles. Elle peut utiliser le barème de remboursement des frais kilométriques applicable aux salarié-es, dans la limite du barème fiscal.

Tous les déplacements doivent être justifiables dans le cadre d’un contrôle Urssaf. Aussi, l’association doit pouvoir justifier de l’attestation de domicile du bénévole, de la copie de la carte grise et de la formule de calcul utilisée.

En outre, elle doit tous les mois réaliser un tableau comprenant : la date de déplacement, le lieu de départ et d’arrivée, l’objet du déplacement, le nombre de kilomètres, le tarif appliqué, la somme due par l’association. Ce tableau doit être signé par l’association et le-la bénévole.

Si le-la bénévole ne doit pas s’enrichir, auquel cas il-elle devient un-e salarié-e et doit être déclaré comme tel, il n’y a aucune raison qu’il s’appauvrisse. Si l'association n'a pas les moyens de rembourser les frais, il est possible de les faire reconnaître comme des dons et de bénéficier d’une réduction d’impôts.

Le renoncement à remboursement et la réduction d’impôts

L’article 41 de la loi du 6 juillet 2000, modifiant la loi du 16 juillet 1984 relative à l’organisation et à la promotion des activités physiques et sportives, a instauré une réduction d’impôt pour les frais engagés dans certaines conditions :

• Lorsqu’il s’agit d’une activité bénévole associative.
• Lorsque ces frais n’ont pas fait (et ne feront pas ultérieurement) l’objet d’une indemnisation.

Cette procédure est soumise à certaines conditions :

• L’association doit être habilitée à délivrer des reçus de dons aux Å“uvres et donc être d’intérêt général (voir page : « L’association peut-elle délivrer des reçus de dons ? Â»).
• Le-la bénévole doit établir une note de frais et une attestation de renonciation au remboursement.
• L'association doit tenir un registre des frais de déplacement non remboursés aux bénévoles  détaillant la date, l'objet, le lieu du déplacement et le nombre de kilomètres.

Les frais avancés par le bénévole sont enregistrés dans la comptabilité, avec production de pièces justificatives ; en charges, dans le compte concerné (transport, téléphone...) et en produits dans le compte : dons.

Le trésorier peut alors faire un justificatif de don par personne et par année, sous réserve que l’association soit habilitée.

L’instruction du 29 octobre 2001 précise : «  S’agissant plus particulièrement des frais de voiture automobile, vélomoteur, scooter ou moto, dont le bénévole est personnellement propriétaire et qu’il utilise dans le cadre de son engagement associatif, il est admis que les personnes concernées puissent recourir aux tableaux d’évaluation forfaitaires des frais de carburant prévus à l’article 302 A.2 du code général des impôts, publiés chaque année par l’administration fiscale, lorsqu’ils ne sont pas en mesure de justifier du montant réel des dépenses effectivement supportées. Â»

Dans ce cas, le-la bénévole utilise le barème de remboursement de frais kilométriques de 2011 spécifique aux bénévoles (0,302€ pour les véhicules et 0,117€ pour les 2 roues) pour sa déclaration de revenus de 2010.

Ce barème s’applique indépendamment de la puissance fiscale du véhicule automobile ou de la cylindrée des vélomoteurs, scooters ou motos, du type de carburant et du kilométrage parcouru à raison de l’activité bénévole.

En savoir + :

Bulletin officiel des impôts

Article 41 de la loi N°2000-627 du 6 juillet 2000

Jurisassociations n°392 - 1^er février 2009