Le guide pratique de l'association. Ligue de l'enseignement des Pays de la Loire

Associations Mode d’emploi n°115 – janvier 2010

Comment fonctionne une association ?

Dirigeant-es et adhérent-es

La loi 1901 ne donne pas d’indication sur le fonctionnement et l’organisation des associations. Elle ne préconise aucune règle particulière concernant la composition, le fonctionnement des organes de l’association. Les seules exigences sont d'avoir des dirigeant-es avec un-e représentant-e légal-e et la gestion désintéressée.

Le fonctionnement démocratique

Il n’est pas obligatoire mais il est déterminant. Cette démocratie s’exerce par l’élection des responsables, en favorisant le renouvellement des personnes acceptant ces responsabilités. Elle favorise la diversité et la mixité sociale, culturelle, de genre ou de génération. Au-delà du vote, la démocratie consiste à débattre et à rendre des comptes aux électeurs et électrices, c’est-à-dire aux adhérent-es. Ceux-ci délèguent des responsabilités à des dirigeant-es pour un temps donné. Ces derniers sont délégataires, donc garants des décisions prises par tous les adhérent-es en assemblée générale. Il n’y a pas de fonctionnement démocratique sans transmission d’informations et échanges en interne comme en externe.

Les associations avec peu d’adhérent-es peuvent ne prévoir qu’un seul organe délibératif, conseil d’administration ou bureau.

Si une association souhaite obtenir la reconnaissance d’utilité publique ou un agrément ministériel, les statuts doivent être conformes à des critères définis. Le fonctionnement démocratique en fait partie.

Organisation en secteurs d’activités (on parle également de sections, pôles ou antennes)

Il s’agit d’un mode d’organisation interne à l’association visant à faciliter son fonctionnement.

La section n’a pas de personnalité juridique. Ainsi, toute décision prise à l’intérieur de la section engage l’association et doit faire l'objet d'une information auprès du conseil d'administration pour validation de sa part.

Dans certains cas, c’est le conseil d'administration de l’association qui valide les décisions de la section et les met en œuvre : signature de contrat, ouverture de compte en banque. Il est souhaitable d'employer le terme de « responsable de section » et non de « président-e », car il-elle n'est pas élu-e démocratiquement par les adhérent-es en assemblée générale. Un document écrit définissant clairement les délégations du-de la responsable de section est fortement recommandé et permet aux administrateur-trices élu-es de justifier les actions auprès des adhérent-es rassemblé-es en assemblée générale.

Mise en place de commissions

Le travail d’approfondissement, de réflexion, d’organisation conduit parfois l’association à créer des commissions, qui donnent un avis au conseil d’administration et y sont parfois représentées.

En savoir +:

Préfecture et sous préfecture

Associations mode d’emploi n°118 – avril 2010

Le fonctionnement doit-il être démocratique ?

Bien que la loi 1901 n’ait pas expressément prévu le fonctionnement des associations, les statuts types proposés (ou imposés pour l’obtention d’agréments) aux associations par les préfectures ont pourvu à cet oubli et ont donné une tendance générale sur la façon dont devrait fonctionner une association.

Au départ, ce fonctionnement est inspiré de celui de l’entreprise. Les actionnaires sont remplacés par des adhérent-es qui ne peuvent en aucun cas, contrairement aux premiers, être intéressés financièrement à la vie de l'association. Le « fonctionnement démocratique » est un principe central reconnu généralement par tous comme indispensable, mais nulle part il n’est écrit que cela doit être une règle obligatoire et à fortiori, celui-ci n’est jamais défini.

Les principes, « une personne, une voix », la prise de décision collégiale, l’assemblée générale ordinaire une fois par an et l’élection d’un conseil d’administration, sont les socles sur lesquels s’appuient de nombreuses associations.

Pour le reste, les statuts de l’association, avec ou sans règlement intérieur, doivent prévoir les modalités de fonctionnement.

Il faut définir les instances qui sont habilitées à prendre des décisions, qui peut voter, comment voter...

La circulaire du 18 janvier 2010 rend obligatoire le fonctionnement démocratique pour les associations souhaitant obtenir un agrément ministériel. Il peut par ailleurs être déterminant pour l’obtention de subventions.

Il existe quelques termes techniques qu’il convient d’éclaircir :

Quorum

Nombre minimal de votant-es représenté-es dans une assemblée pour que celle-ci puisse délibérer valablement.

Quitus

Acte par lequel une assemblée reconnaît que la personne responsable de la gestion de certaines affaires s’en est acquittée dans des conditions qui la déchargent de toute responsabilité devant elle. Le quitus n’a pas de valeur juridique. Il a une valeur morale entre adhérent-es, en interne dans l’association.

Procuration, pouvoir ou pouvoir de vote

Pouvoir qu’une personne donne à une autre de faire quelque chose pour elle et en son nom. Le pouvoir est un document écrit constatant l’autorisation d’agir pour autrui.

Voix prépondérante

Voix qui emporte la décision en cas d’égalité des suffrages.

Majorité absolue

Elle est atteinte s’il y a la moitié des suffrages exprimés plus une voix.

Majorité relative

C’est le plus grand nombre de voix.

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Associations mode d’emploi n°118 – avril 2010

Qui peut adhérer ? Et comment ?

La liberté d’association est un principe constitutionnel. Cela implique nécessairement le droit pour chacun-e d’adhérer ou non à une association. Mais en contrepartie, cela donne la possibilité pour toute association de choisir ses adhérent-es.

Liberté d’adhésion

Chacun est libre de choisir son association et on ne peut forcer quiconque à adhérer à une association. Par exemple, un-e lycéen-ne ne peut pas être obligé d’adhérer au foyer socio-éducatif du lycée.

L’adhésion

Un-e membre peut signer une carte d’adhérent-e ou remplir un bulletin d’adhésion, dans lequel il-elle sollicite son admission à l’association et s’engage à respecter les statuts et le règlement intérieur, s’il existe.

Ces documents doivent être portés à la connaissance de l’adhérent-e. Il est possible, à tout moment, de cesser d’adhérer en signifiant sa démission, de la manière la plus explicite possible. Le ou la démissionnaire doit alors solder sa situation vis-à-vis de l’association : restituer tout matériel ou document appartenant à l’association.

Liberté pour l’association de choisir ses membres

L’admission de nouveaux membres est habituellement prévue par les statuts. Il n’y a aucune règle précise définissant les conditions à remplir pour être admis.

Par ailleurs, l’association étant un contrat, l’accord des membres est souvent nécessaire, celui-ci est généralement donné par le conseil d’administration ou le bureau conformément aux dispositions statutaires s’il y en a. Les statuts peuvent prévoir plusieurs catégories de membres aux droits et obligations différents.

Néanmoins, les associations souhaitant obtenir des agréments, des subventions ou encore être reconnues d’intérêt général par les services fiscaux pour pouvoir délivrer des reçus pour dons aux œuvres, ne doivent pas fonctionner en cercle restreint. Autrement dit, dans ce cas, l’association doit clairement être ouverte à toutes et à tous et le refus d’adhésion par le CA doit se faire sur avis motivé.

Attention, si l’association a le droit de refuser à une personne d’être adhérente, cela ne peut être pour des raisons discriminatoires : sexe, origine, situation de famille, apparence physique, patronyme, état de santé, handicap, caractéristiques génétiques, mœurs, orientation sexuelle, appartenance ou non-appartenance vraie ou supposée à une ethnie, une nation ou une religion déterminée (art. 225-1 du Code pénal).

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Jurisassociations n°435 – 15 mars 2011

Existe-t-il différents types de membres ?

Chaque association est libre de décider de la qualité de ses membres.

Les statuts fixent librement une ou plusieurs catégories de membres ; il est alors important d’y préciser les prérogatives attribuées à chaque catégorie (droit de vote à l’assemblée générale, possibilité d’être élu), la procédure pour devenir membre, le montant ou la dispense de cotisation. Il est également important de préciser que devenir membre de l’association nécessite avant tout l’adhésion à son projet, aux statuts, quelle que soit la catégorie choisie.

Si la loi 1901 ne retient qu’un seul type de membre dans une association, l’usage en a retenu plusieurs. Leur terminologie n’a pas de valeur juridique. On parle souvent de membres honoraires, actifs, d’honneur, usagers ou fondateurs.

Les dénominations les plus courantes sont :

Membres actifs

Ils désignent généralement les membres ordinaires qui payent leurs cotisations et qui participent à la vie de l’association. Lorsque rien n'impose d'autres catégories de membres, il est judicieux de ne faire fonctionner l'association qu'avec des membres actifs, ce qui garantit l'égalité de traitement pour toutes et tous.

Membres usagers

Ce sont généralement les personnes qui bénéficient des activités ou services mis en place par l’association.

Membres fondateurs

Ce sont les personnes à l’origine de l’association et auxquels les statuts peuvent attribue la qualité permanente de membre.

Membres de droit

Généralement, cette catégorie de membres n’est pas soumise à la procédure normale d’adhésion parce qu’il s’agit de personnes ayant effectué des apports, ou désignées comme représentantes d’une collectivité publique. Il est impératif de définir leurs prérogatives.

L'association exigeant le libre consentement des parties, rien n'oblige les personnes désignées comme membres « de droit » à être membres d’une association.

Concernent les « membres de droit » représentant une collectivité publique, il n'est pas interdit à un-e élu-e d'être membre d'une association de sa collectivité. Cependant, selon une jurisprudence constante, il-elle doit s'abstenir de participer à toutes délibérations de la commission de la collectivité concernant l'association, au risque d'être déclaré-e coupable de prise illégale d'intérêt (Cour de cassation 22.10.2008, n° 08-82068 et réponse du Ministère du 1er janvier 2009 à question écrite n° 01571).

Membres d’honneur

Des personnes extérieures à l’association ou ayant exercé des fonctions dirigeantes peuvent être désignées comme membres d’honneur, apportant ainsi une caution morale ou médiatique à l’association. En règle générale, ces personnes n'ont pas droit de vote, sauf si elles sont également membres actifs.

Membres bienfaiteurs

Il s’agit de membres qui soutiennent financièrement l’association au-delà de la cotisation ordinaire. Cette appellation de bienfaiteurs est de moins en moins utilisée. On parle plutôt de donateurs, et souvent, ils ne sont pas membres.

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Insee Première n°1327 – décembre 2010

Peut-on exclure un-e adhérent-e ? Quels sont ses recours ?

Si des adhérent-es, dirigeant-es ou pas, peuvent se retirer à tout moment d’une association, qu’en est-il concernant l’exclusion ?

C’est généralement quand une difficulté avec un membre ou entre plusieurs membres intervient que la question de la procédure d’exclusion ou de sanction vient à se poser.

Exclusion

Les cas d’exclusion peuvent être prévus par les statuts. Ce sont généralement :

L’infraction aux règles posées par les statuts et le règlement intérieur.
Un motif grave, laissé à l’appréciation du conseil d’administration ou de l’assemblée générale.

Il est important de déterminer à l’avance, dans les statuts, l’instance habilitée à prononcer l’exclusion ainsi que les possibilités de recours. En cas d’inobservation de formalités précises, la décision d’exclusion peut être annulée par le tribunal d’instance. Les fédérations, comme les fédérations sportives, se dotent souvent de commissions de discipline qui délibèrent valablement par délégation des conseils d'administration, après que la personne concernée ait pu faire entendre son avis et son argumentation. Il est recommandé aux associations de se doter, par leurs statuts ou règlements intérieurs, de telles dispositions qui permettent à chaque partie de se faire entendre.

Ces règles concernent également l’exclusion d’un-e membre du conseil d’administration ou du bureau. Pour l’exclusion d’un-e dirigeant-e, il convient de préciser dans le procès verbal de la décision s’il-elle est exclu-e uniquement de l’instance dirigeante ou également de l’association.

Droits à la défense

Les droits à la défense des membres peuvent être fixés par les statuts et le règlement intérieur. Si ces droits sont refusés à un-e membre, il-elle peut demander en justice l’annulation de la décision d’exclusion.

Même si rien n’est spécifié dans les statuts, tout membre menacé de sanction est en droit de connaitre les faits lui étant reprochés et de fournir des explications devant l’organe compétent pour le sanctionner, sous peine de nullité de la sanction prononcée (Jurisprudence Cour de Cassation 1^re civ, 28.6.2007 n°05-13.982).

Recours

Si l’association est adhérente d’une fédération, l’adhérent-e exclu-e peut parfois demander à la fédération de suspendre la mesure d’exclusion. Mais dans tous les cas, l’adhérent-e dispose d’un recours devant le tribunal d’instance ou de grande instance selon le préjudice.

La médiation

Les statuts peuvent prévoir qu’en cas de conflits internes à l’association, les parties tenteront en premier lieu de régler le litige avec un médiateur ou une commission de médiation (à définir dans les statuts). La jurisprudence constante précise que l’inobservation de telles clauses contractuelles rendent irrecevables une action en justice.

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Associations mode d’emploi n°107 mars 2009

Associations mode d’emploi n°122 octobre 2010

Mémento Pratique Francis Lefèbvre Associations, fondations, congrégations 2010-2011

Les personnes mineures peuvent-elles être membres d'une association ?

La personne mineure peut s’investir dans le fonctionnement de l’association, et c’est même souhaitable pour sa formation citoyenne et de futur-e adulte appelé-e à prendre des responsabilités dans la vie civile. Ce droit pourrait même être étendu et renforcé, puisque la convention internationale des droits de l’enfant, dont la France est signataire, indique dans son article 15 que les « États parties reconnaissent les droits de l’enfant à la liberté d’association et à la liberté de réunions pacifiques ».

De nombreuses associations prévoient l’accès de leurs activités aux personnes mineures. Or, si elles sont souvent perçues comme participantes active, elles sont généralement peu associées à la vie et à la gestion de l’association. Pourtant des dispositions le permettent, surtout à partir de 16 ans. Il faut distinguer plusieurs possibilités pour la personne mineure de s'engager dans l’association.

Capacité d’être adhérent-e

La personne mineure qui adhère à une association est présumée avoir reçu une autorisation verbale de ses parents. Il est toutefois conseillé de prévoir une autorisation écrite des parents pour la pratique d’une activité, au moment de l’adhésion.

Capacité de voter

À partir du moment où la personne mineure est adhérente de l’association, elle a le droit de voter en assemblée générale. Il appartient aux parents et aux dirigeant-es d’apprécier si l’enfant jouit du discernement nécessaire pour réaliser ces actes.

Capacité d’être élu-e

La personne mineure peut agir comme mandataire, c’est-à-dire exercer un mandat (article 1990 du Code civil). Une association peut nommer ou élire une personne mineure en qualité de dirigeante : administratrice, trésorière, présidente. Les tiers peuvent traiter valablement avec l’association représentée par un mineur. Cependant, dans une logique de protection des mineurs, et en cas de faute du-de la dirigeant-e mineur-e, l’association ne dispose pas des mêmes recours que pour une personne majeure. D’où une certaine réticence de la part des associations à confier des fonctions d’administrateurs à des personnes mineur-es.

Capacité de créer une association

En principe, « les mineurs non-émancipés sont incapables de contracter (passer un contrat) dans la mesure définie par la loi » (art 1124 du Code civil). Cependant, lorsque celui-ci ou celle-ci est en état de comprendre la portée de ses actes, il lui est formellement possible de créer une association de fait, dès lors qu’il-elle ne fait pas d’apport significatif en numéraire ou en nature et qu'il-elle obtient une autorisation par ses représentants légaux, fût-ce-t-elle tacite. Si l’association n’est composée que de mineur-es, ils-elles doivent assumer l’ensemble des fonctions de direction.

Les juniors associations

Depuis 1998, une structure associative est possible pour les moins de dix-huit ans : la junior-association. Bien que non déclarée en préfecture, celle ci est habilitée par le réseau national des junior-associations. Ce réseau est composé de la Ligue de l’enseignement, du GIP DÉFI-jeunes, de J-Presse, de la Fédération des Centres Sociaux et Socioculturels de France et de la Confédération des Maisons des Jeunes et de la Culture de France.

Il s’appuie dans chaque département sur des relais composés des mêmes associations. Le relais départemental a un rôle d'information, de formation, de conseil et d'accompagnement dans les démarches des jeunes, des structures, des professionnel-les ayant un public jeune, des accompagnateurs locaux. Ils gèrent des demandes d'habilitation en concertation avec le réseau national. L’habilitation donne la possibilité d’assurer les activités, d’ouvrir un compte bancaire, d’obtenir de l’aide... Elle est renouvelable chaque année.

Au-delà du cadre légal présenté ci-dessus, des enquêtes récentes montrent une évolution de l’engagement des jeunes. Ils-elles préfèrent agir tout de suite avec des résultats concrets et immédiats, quitte à multiplier les champs et les lieux d’intervention, plutôt que de s’inscrire dans du long terme dans des modes de fonctionnement ressentis comme contraignants.

En savoir + :

Réseau National des Juniors associations - www.juniorassociation.org

www.jeunesseenaction.fr

Qu'entend-on par cotisation et adhésion ?

Adhésion et cotisation désignent en général la même chose. L’adhésion et la cotisation, avec le temps, se sont fondues dans un acte unique. Il n’en a pas toujours été ainsi.

L’adhésion

Adhérer à une association signifie soutenir son projet, ses statuts et le cas échéant, les valeurs qu’elle défend.

L’adhésion désignait un acte sans limitation de durée. On adhérait, souvent par un droit d’entrée, à une association, jusqu’au moment où l’on en repartait. On payait tous les ans sa cotisation pour financer l’association.

Actuellement l’usage est de renouveler son adhésion tous les ans, par le paiement de la cotisation.

La cotisation

La cotisation constitue une source de financement pour l’association et sert à matérialiser l’acte d’adhésion. Toute association peut demander à ses membres le versement d’une cotisation. Celle-ci est obligatoire si cela est précisé dans les statuts.

Il existe des associations qui n’exigent pas le règlement de cotisation, ce qui est tout à fait légal. Dans tous les cas, il faut fournir une carte d’adhérent-e à celles et ceux qui sont membres de l’association, pour matérialiser le contrat qui les lie les uns aux autres, et prévoir un fichier des adhérent-es tenu à jour.

Ceci est primordial pour pouvoir convoquer les adhérent-es lors des différentes assemblées générales et savoir qui à le droit de vote et de se faire élire. Par ailleurs, certains statuts indiquent des conditions d’ancienneté pour pouvoir voter et être élu-e (exemple : « Est éligible au conseil d'administration toute personne, homme ou femme ayant au moins 16 ans le jour de l'élection, adhérent-e de l'association depuis plus de 6 mois et à jour de ses cotisations. »).

Le montant de la cotisation peut varier en fonction du type de membre : actif, de droit, bienfaiteur... Son prix est généralement fixé lors de l’assemblée générale. Dans le prix de cette cotisation sont souvent inclues les publications de l’association ou de la fédération s’il y a lieu, et l’assurance pour les activités. Il est bon d’en informer les adhérent-es.

La licence sportive

La licence sportive est un acte unilatéral de la fédération qui permet la pratique sportive, la participation aux compétitions, et le cas échéant, selon les statuts de la fédération, la participation au fonctionnement de la fédération. La participation aux compétitions et la pratique sportive sont réglementées par le Code du sport.

Il peut être prudent de préciser dans les statuts ou le règlement intérieur quel est le délai toléré pour renouveler une adhésion après l’expiration de celle-ci. Ce détail peut avoir une grande importance concernant la prise en charge en termes d'assurances.

En savoir + :

Fédérations sportives

Qu'est-ce qu'une assemblée générale ?

L’assemblée générale

Il s’agit de l’instance souveraine de l’association. Elle réunit tous les membres dont la présence est prévue par les statuts. On distingue principalement deux sortes d’assemblées générales.

L’assemblée générale ordinaire

Elle se réunit habituellement une fois par an. Elle fait le bilan de l’année écoulée tant en terme d'activités qu'en terme financier et se prononce sur les projets. Ces bilans et projets doivent être consolidés, c'est à dire que les associations possédant plusieurs activités et sections doivent les regrouper.

L’ordre du jour et la convocation aux assemblées générales ordinaires sont généralement de la compétence du conseil d’administration. À défaut de dispositions statutaires, on pourra utiliser tout moyen de convocation : affiches, lettres individuelles, presse, courriel. Le moyen régulièrement utilisé entre dans la coutume, même s'il n'est pas inscrit dans les statuts. Il est conseillé de préciser les délais de convocation dans les statuts.

Souvent l'ordre du jour comprend des parties imposées (budget, activités) et éventuellement des questions diverses.

En principe, tous les membres sont convoqués avec voix délibérative, mais certains statuts peuvent prévoir de n’en convoquer que certains.

L’assemblée générale extraordinaire

Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par le conseil d’administration ou à la demande d’un certain nombre d’adhérent-es déterminé par les statuts, à tout moment de l’année. Elle peut être réunie le même jour que l’assemblée ordinaire, mais à un horaire différent. Souvent, il s’agit de décider de modifications dans les statuts, de se prononcer sur la dissolution de l’association, d'acquisition ou aliénation de patrimoine immobilier, voire de régler un conflit d’envergure.

En règle générale, l'assemblée générale extraordinaire ne traite que des sujets précis mentionnés sur l'ordre du jour, sans questions diverses.

On peut distinguer aussi l’assemblée générale constitutive et l’assemblée générale de dissolution.

Pour tous les types d'assemblées générales, la rédaction d’un procès-verbal n’est pas imposée par la loi sauf si les statuts le prévoient. Cependant, il est conseillé d’en établir un pour chaque AG et réunion de l’association. Ce document peut apporter la preuve de l’adoption d’une décision dans des conditions particulières et de la conformité des délibérations par rapport aux dispositions statutaires éventuelles.

En l’absence de procès verbal, il faudra fournir des témoignages attestant que l’élection du comité direction a bien eu lieu en conformité avec les dispositions statutaires.

« Le procès verbal permet, en outre, de présumer un fonctionnement normal de l’association », de la tenue de réunions régulières ». Il représente en quelque sorte « la mémoire » de la vie de l’association.

En savoir + :

Association mode d’emploi, Octobre 2010, n°122 – février 2010 n°116

Juris associations 15/01/2011 n°431

Quel est l'objet d'une assemblée générale ordinaire ?

Les points abordés le plus souvent sont :

>> L’approbation (ou la désapprobation) de la gestion de l’année écoulée qui se fait sur présentation d’un rapport moral (au regard du projet de l’association), d’un rapport d’activité (ensemble des activités réalisées) et d’un rapport financier (résultat financier des activités de l'association et patrimoine). Si le montant des subventions reçues dépasse 153 000 €, les associations sont soumises à l’obligation de faire certifier leurs comptes par un commissaire aux comptes (article L.612-4 du Code du Commerce).

Les associations non concernées par le seuil des 153 000 € peuvent prévoir dans leurs statuts un contrôle interne des comptes. La dénomination de ces personnes et leurs missions sont librement fixées par les statuts mais ne doivent en aucun cas avoir le titre de Commissaire aux comptes. Ce titre est protégé par la loi et ne peut s’exercer à titre bénévole. On parle plutôt de « contrôleurs des comptes ».

>> Le vote des orientations contenant les projets de l’association pour la nouvelle année et les directives à suivre par toutes les instances de l’association.

>> Le vote du budget de l’année à venir.

>> Le renouvellement éventuel, par élection, des membres du conseil d’administration.

>> L’élection directe du-de la président-e lorsque c’est prévu par les statuts.

>> Le montant des cotisations.

>> Le tarif des activités.

>> Les délégations de pouvoirs accordées aux responsables de sections/pôles

La loi n’impose pas de quorum (nombre minimum d’adhérent-es présent-es pour que l’assemblée générale puisse valablement délibérer) ni de conditions de majorité pour le vote des décisions. Il est donc utile de prévoir des dispositions adéquates dans les statuts.

Sauf dispositions statutaires, il n’est pas exigé d’établir un procès-verbal de la réunion. Il est toutefois conseillé d’en établir un et de tenir un registre sur lequel seront consignées les délibérations et résolutions prises par les assemblées pour trois raisons au moins :

Ce sont des points de repère de la vie de l’association auxquels on peut se référer et qui déterminent la délégation des administrateurs élus lors de cette assemblée générale.
Ce sont des documents que peut demander l’administration lors d’un contrôle.
Ils permettent d’apporter la preuve de l’adoption d’une décision dans des conditions particulières et de la conformité des délibérations par rapport aux dispositions statutaires éventuelles.

La loi 1901 impose que les modifications apportées aux statuts et les changements survenus dans l'administration ou la direction de l'association soient transcrits sur un registre obligatoire tenu à la disposition des adhérents. Ces changements doivent être transmis à la préfecture ou sous préfecture dans un délai de trois mois.

En savoir + :

Associations Mode d’emploi octobre 2010 n°122

Juris associations 15.01.2011 n°431

Qu'est-ce qu'un conseil d'administration (CA) ?

Instance dirigeante désignée lors de l’assemblée générale

Il s'agit d’une instance de réflexion, de proposition, de décisions, qui s'articule autour des décisions prises en assemblée générale dont le CA est le garant. Les membres du conseil d’administration reçoivent une délégation de l’assemblée générale pour assurer le fonctionnement de l’association. Le conseil d’administration rend compte de son mandat lors de l’assemblée générale suivante. Les décisions prises par le CA sont votées, généralement selon le principe 1 personne = 1 voix. Il fonctionne de manière collégiale sans système hiérarchique.

Composition

Il est composé de membres de l’association, généralement élus par l’assemblée générale pour un mandat déterminé.

Tout membre du conseil d’administration est considéré comme dirigeant-e de l’association et peut voir sa responsabilité personnelle mise en cause, en cas de faute de gestion ou de non respect de la législation notamment.

Le nombre des administrateurs est variable. Le conseil d’administration se réunit plusieurs fois par an. Son bureau prépare l’ordre du jour des réunions. Ce sont généralement les statuts qui fixent l’étendue des pouvoirs des administrateurs.

Rôle

Son rôle est d’organiser et de veiller à l’animation des activités de l’association. Il prend toutes les décisions utiles à la bonne marche de l’association, dans le cadre des statuts et de l’objet de l’association, mais aussi dans la limite des missions que lui a confiées l’assemblée générale et dans le respect du budget adopté par celle-ci.

Les compétences habituelles du conseil d’administration sont les suivan tes :

Programmation et suivi des activités.
Préparation de l’assemblée générale, du budget annuel.
Embauche et licenciement des salarié-es.
Avis sur les admissions et les exclusions des membres.

La place des salarié-es

Si les statuts le prévoient, les salarié-es de l’association peuvent faire partie du conseil d’administration. Toutefois, le caractère non lucratif et la gestion désintéressée, caractéristiques du statut associatif, exigent que les salarié-es ne puissent avoir une part prépondérante à la direction de l’association. L’usage le plus courant est leur présence à titre consultatif.

Collégialité et co-présidence

Pour diverses raisons, se développent des conseils d’administrations qui n’ont pas de président-e et qui veulent gérer l’association collégialement, ou avec des co-président-es.

C’est tout à fait possible légalement, mais les responsabilités ne sont pas diluées. Ce type d'organisation n'exonère pas de désigner un-e représentant-e légal-e de l’association.

En savoir + :

Instruction fiscale 4H-5-06 n°208 du 18 décembre 2006

Préfectures et sous préfectures

Quels sont les rôles au sein du bureau ?

On appelle bureau l’ensemble des membres du conseil d’administration (CA) qui ont une fonction particulière : président-e, secrétaire, trésorier-ière et adjoint-es ou co-président-es. Il ne s’agit pas d’une instance de décision supplémentaire mais d’une émanation du conseil d’administration qui pose le cadre de travail et assure le fonctionnement général de l'association au quotidien.

Dans les petites associations, le bureau peut se confondre avec le conseil d’administration. Selon les dispositions statutaires, il peut être élu directement par l’AG ou par le CA.

Le rôle du-de la président-e

Représente légalement l’association à l’égard des tiers et de la justice, si, et seulement si, cela est précisé dans les statuts. A défaut de précisions statutaires, il-elle doit être mandaté-e par le CA pour représenter l’association.
Assure les relations publiques, internes et externes.
Dirige l’administration de l’association : signature des contrats, embauche du personnel… Il-elle signe tous les contrats qui engagent l’association (contrat de travail, banque, convention...), mais ne prend pas les décisions seul-e : le conseil d’administration aura approuvé au préalable la signature des contrats.
Fait le rapport moral annuel à l’assemblée générale.

Il-elle peut déléguer son pouvoir mais il doit y avoir une preuve de cette délégation. Il-elle doit se tenir régulièrement informé-e de l’évolution des missions déléguées.

Le rôle du vice-président ou de la vice-présidente

Il-elle supplée le-la président-e en cas d’absence et peut avoir une délégation spécifique sur certains dossiers.

Le rôle du-de la trésorier-ière

Le-la trésorier-ière a la responsabilité de gérer les recettes, les dépenses et, le cas échéant, le patrimoine de l’association. Il-elle effectue les paiements, perçoit les sommes dues à l’association et les cotisations. Il-elle présente les comptes de l'année en assemblée générale. Il est conseillé de préparer cette présentation sous forme de compte de résultat et de bilan. Dans un souci de transparence, il-elle doit rendre compte régulièrement de sa gestion au CA ou au bureau. Il-elle regroupe les comptabilités de toutes les activités des sections pour les associations en ayant plusieurs. Dans ce cas, il est nécessaire que le conseil d'administration acte des délégations de pouvoirs à des responsables de sections.

Le rôle du secrétaire ou de la secrétaire

Le-la secrétaire tient la correspondance de l’association. Il-elle est responsable des archives, établit les procès-verbaux des réunions, tient le registre réglementaire pour modifications des statuts et changements de composition du conseil d’administration. Il-elle peut jouer un rôle clé dans la communication interne et externe de l’association.

En savoir + :

Associations mode d’emploi n°109 – mars 2009, n°123 – novembre 2010, n°126 – février 2011

Mémento pratique Francis Lefèbvre Associations, fondations, congrégations 2010-2011

Peut-on démissionner en cours de mandat ?

Oui, mais il est conseillé de respecter certaines modalités afin de ne pas mettre l’association en difficulté.

La démission

Quelles que soient les causes d’une démission (raison personnelle, désaccord avec le projet, la gestion, les autres membres...), il importe que cette démission soit claire dans son objet, et aussi dans ses conséquences.

Dans le meilleur des cas, la démission est publique, écrite, et ne prête à aucune confusion.

Il faut préciser de quoi on démissionne : en effet, un-e président-e peut démissionner de son rôle de président-e :

Tout en restant membre du conseil d’administration.
Soit en restant simple membre de l’association.
Soit en quittant sur le champ l’association.

La démission collective

Un bureau ou un CA peut démissionner collectivement. Les adhérent-es doivent alors convoquer une assemblée générale extraordinaire pour procéder à l’élection d’un nouveau CA ou bureau selon les dispositions prévues par les statuts.

Comment remplacer ?

En cas de vacance de poste, il arrive fréquemment que les statuts permettent au conseil d’administration de pourvoir provisoirement au poste libéré par cooptation d’un membre de l’association.

En l’absence de dispositions statutaires, s’il n’y a plus assez de membres au conseil d’administration, il est alors conseillé de procéder à des élections en convoquant une assemblée générale pour élire de nouveaux administrateurs.

Il suffit de remplacer la personne démissionnaire dans les mêmes conditions que celles qui lui avaient permise d’être en poste.

Le non-remplacement d’un-e président-e

Il arrive, qu’après son départ, personne ne soit candidat pour remplacer un-e président-e. Une gestion collégiale peut alors être mise en place. Il faut cependant désigner un-e représentant-e légal-e.

Remise des documents

En cas de démission d’un ou plusieurs membres du bureau, ces derniers ont pour obligation de restituer l'ensemble des documents relatifs à l'association en leur possession. En cas de non restitution, les membres de l'association engageront une procédure écrite avant d’intenter une action en justice.

Les dirigeant-es associatifs sont responsables de la gestion pendant leur mandat. La démission ne les exonère donc pas de leurs responsabilités quant à la gestion menée pendant leur mandat.

Où est le pouvoir dans une association ?

Le pouvoir de décision résulte d'un échange régulier entre les adhérent-es. Il permet, dans le respect des statuts, d'engager des processus de décision.

Lorsque les adhérent-es d’une association élisent les membres du conseil d’administration, ils-elles leur donnent un pouvoir d’agir au nom de l’association. C’est un mandat qui est donné aux membres du conseil d’administration, et ceux-ci deviennent des mandataires.

À ce titre, ils sont responsables de leur gestion et ils doivent en rendre compte. Comme tous les mandataires, les membres du bureau sont responsables des fautes volontaires, des négligences, des imprudences qu’ils ont commises dans l’exercice de leur mandat.

L’ensemble des dirigeant-es a des responsabilités. Les fonctions de dirigeant-es d’association sont régies par les articles 1984 à 2010 du Code civil, c’est-à-dire le chapitre consacré aux mandats.

Les statuts peuvent préciser les pouvoirs exacts de chacun des membres du conseil d’administration, mais si rien n’est précisé, les dirigeants sont tenus d’exécuter les décisions prises en assemblée générale. Dans ce cas, si besoin, il faut une clause statutaire pour étendre les pouvoirs du-de la président-e ou d’un-e administrateur-trice, par exemple en matière de propriété ou d’action en justice.

L’assemblée générale

Dans une organisation démocratique, la première instance dotée de pouvoir est le regroupement des adhérent-es. C’est l’assemblée générale qui décide de la politique de l’association et qui prend les grandes décisions et orientations.

L’assemblée générale a le pouvoir de définir des objectifs et des missions, et aussi d’élire, parmi ses membres, celles et ceux qui mettront en œuvre ses missions.

Les administrateurs et le conseil d’administration

Le conseil d’administration est une émanation de l’assemblée générale, c’est une instance qui doit gérer l’association jusqu’à la prochaine assemblée générale selon le mandat qui a été adopté par cette assemblée générale. C’est un lieu de réflexion, de proposition, de décision.

Les membres du conseil d’administration reçoivent une délégation de l’assemblée générale pour gérer les affaires courantes et pour assurer le bon fonctionnement de l’association.

Le bureau

Le bureau regroupe les personnes qui ont une responsabilité au sein du conseil d’administration. C’est l’organe permanent de l’association. Le bureau n’a que peu de pouvoir en tant que tel, il prépare les travaux du conseil d’administration.

Le-la directeur-trice salarié-e

Lorsqu’une association emploie du personnel, elle peut créer un poste de directeur-trice qui n'agit qu'en fonction d'une délégation écrite par le conseil d'administration.

En savoir + :

Associations mode d’emploi N°101 – novembre 2008

Associations mode d’emploi N°96 – février 2007

Que peut contenir un règlement intérieur ?

Le règlement intérieur de l’association sert à préciser les modalités pratiques de son fonctionnement, dans le cadre prévu par les statuts. Il permet de prévoir des éléments d'organisation susceptibles d'évoluer (montant de la cotisation par exemple), la modification du règlement intérieur étant plus simple et plus rapide que celle des statuts.

Il n’est pas obligatoire, sauf s’il est prévu par les statuts. Sa rédaction est libre. La seule exigence est qu’il ne doit pas comporter de dispositions contraires aux statuts. En cas de litige ce sont les statuts qui font loi.

Le règlement intérieur est généralement établi par le conseil d’administration, soumis à l’approbation de l’assemblée générale et diffusé parmi les membres de l’association. Il n’existe pas de règlement intérieur type, chaque association ayant une organisation propre. Il est établi sur papier libre, daté et signé par le conseil d’administration.

En fait, il régit le détail du fonctionnement de l’association :

Modalités de réunion et de vote (quorum, limitation des procurations et pouvoirs de vote).
Détail des fonctions et leur répartition entre administrateurs-trices, membres du bureau et salarié-es.
Problèmes quotidiens de la vie de l’association : gestion du matériel, utilisation des locaux, les assurances, les bénévoles et les conditions de participation.
Règles de sécurité.

Le règlement intérieur a besoin d’une période de rodage, il est susceptible de nombreuses modifications. À l’égard des membres de l’association, le règlement intérieur a la même force que les statuts. Ils sont donc tenus de le respecter. Il est souhaitable que le règlement intérieur soit remis aux membres de l’association en même temps que les statuts et soit affiché dans les locaux s’il y a lieu.

Une même association peut comprendre plusieurs règlements intérieurs, en fonction de ses activités (un par section d'activité et un général). L'objectif est alors de spécifier finement les règles de vie au sein des sections/pôles et de l'association.

Il ne doit pas être confondu avec le règlement intérieur qui régit les salarié-es de l’association, dont les modalités sont cadrées par le Code du travail.

En savoir + :

Pages boîte à outils, exemple de règlement intérieur

Mémento Francis Lefèvbre Associations, fondations, congrégations 2011-2011

Peut-on modifier les statuts d'une association et comment changer d'administrateurs ?

Les statuts sont le reflet du projet associatif et du fonctionnement de l’association. Au fur et à mesure de la vie de l’association, les personnes changent, les modes de fonctionnement et les objectifs de l’association peuvent être adaptés aux situations nouvelles.

On trouve encore en vigueur des buts d’associations datant du début du XX^ème siècle tels que : « l’association a pour but de développer par l’emploi rationnel de la gymnastique, du tir et des sports et par la préparation militaire, les forces physiques et morales des jeunes gens, de préparer au pays des hommes robustes et de vaillants soldats et de créer entre tous ses membres les liens d’amitié et de solidarité. ». Il est donc recommandé d’actualiser les statuts.

La modification des statuts

L’association modifie ses statuts en se conformant à ses dispositions statutaires. Cette modification est soumise en général à l’accord de l’assemblée générale réunie de façon extraordinaire. La nouvelle rédaction des statuts doit être déclarée à la préfecture dans un délai de trois mois à compter du jour où elle est devenue définitive.

La publication au journal officiel de la modification ne concerne que des modifications portant sur le titre, le siège social ou l’objet. Cette publication (31 € 2011) n’est plus obligatoire et est laissée à l’appréciation de l’association. Toutefois, il est conseillé de la demander pour mettre à jour l’association vis-à-vis des tiers (financeurs, banques, poste...).

Les changements d’administrateur-trices

Généralement, les statuts fixent les modalités de remplacement des membres chargé-es de son administration. L’assemblée générale ordinaire élit ces membres. Les modifications doivent être déclarées en Préfecture ou sous-préfecture dans un délai de trois mois, et auprès des différents interlocuteurs de l’association. Les tiers doivent avoir la possibilité de vérifier que la personne physique qui la représente est effectivement mandatée.

Le défaut de déclaration modificative n'entraîne pas la « nullité des délibérations ayant adopté les modifications », si l'association « peut faire valoir que les tiers sont informés du changement de dirigeants ».

De plus, les « personnes tenues de procéder à la déclaration modificative sont les nouveaux dirigeants ». Aussi, les dirigeant-es venant d'être élu-es et/ou celles et ceux restés en place (et non celles et ceux qui ont cessé d'exercer leurs fonctions) ont le devoir de procéder à ces formalités ou de veiller à leur exécution.

Le compte-rendu de l'assemblée générale, consignant les résultats de l'élection des nouvelles et nouveaux dirigeant-es, fait preuve de ce changement. De même, le registre spécial de l'association (dans lequel les changements de dirigeant-es doivent être mentionnés) peut attester des modifications survenues.

En savoir + :

Préfectures – sous préfectures

www.journal-officiel.gouv.fr

Quelles sont les procédures de dissolution d'une association ?

La vie d’une association peut prendre fin de diverses manières.

La dissolution volontaire

C’est, de loin, la procédure la plus courante. Une association peut être librement dissoute par la volonté de ses adhérent-es, pour un quelconque motif leur appartenant. La dissolution volontaire est généralement prononcée en assemblée générale extraordinaire.

Il est souhaitable de prévoir, dans les statuts, les conditions de quorum et de majorité requises pour prononcer la dissolution. Il est également possible de dissoudre par anticipation une association prévue pour une durée déterminée.

Il est souhaitable que les statuts traitent de la destination des biens de l'association à sa dissolution (dons au profit d'une association à but humanitaire ou à une association locale ayant le même objet, par exemple).

La dissolution statutaire ou de plein droit

Lorsque le but statutaire de l’association a été atteint, ou lorsque l’association a été fondée pour une durée limitée, elle doit être dissoute conformément aux dispositions indiquées dans les statuts.

Les membres peuvent néanmoins éviter cette dissolution en décidant avant l'arrivée du terme de continuer : il est conseillé de procéder à une modification statutaire concernant la durée de l'association.

La dissolution judiciaire

Elle peut être prononcée par voie de justice, à la requête de tout intéressé ou du ministère public, dans le cas de faute relevant du droit pénal.

La loi tendant à renforcer la prévention et la répression des mouvements sectaires portant atteinte aux droits de l’homme et aux libertés fondamentales permet également cette procédure.

La dissolution administrative

L’administration est habilitée à dissoudre des associations par décret en conseil des ministres, lorsque les activités poursuivies par l’association sont contraires aux lois de la République.

La mise en sommeil

La mise en sommeil de l'association est également possible.. Elle n'est soumise à aucune contrainte particulière. Néanmoins, il semble cohérent de décider de cette mise en sommeil lors d’une AG extraordinaire avec les adhérent-es restant-es. Il est recommandé de résilier les abonnements, d’avertir les tiers comme la banque, l’assurance, les partenaires éventuels et la préfecture.

En savoir + :

www.service-public.fr > voir dissolution administrative

Tribunal de grande instance

Est-il obligatoire de déclarer la dissolution d'une association et comment se liquident les biens ?

La dissolution

Lorsque l’activité s’arrête, il est recommandé de déclarer la dissolution de l’association.

La législation n’impose pas de déclaration et de publication de dissolution, mais il est préférable d’en faire la déclaration à la préfecture ou à la sous-préfecture qui fait le nécessaire pour la publication au Journal officiel. Cette publication est gratuite.

Il n’y a aucune règle légale à respecter pour décider d’une dissolution, c’est la procédure librement arrêtée figurant dans les statuts qui doit être respectée. A défaut de règles écrites dans les statuts, l’ensemble des membres réunis en assemblée générale extraordinaire décide la dissolution et la liquidation des biens.

La liquidation

Dans tous les cas de figure, la dissolution donne lieu à la liquidation des biens de l’association. Si les dispositions statutaires ne règlent pas le problème, c’est normalement à l’assemblée générale de déterminer les règles de dévolution des biens, après désintéressement de tous les créanciers éventuels de l’association.

L’assemblée générale ne peut attribuer aux adhérent-es, en dehors de la reprise de leurs apports, une part quelconque des biens de l’association. En aucun cas les adhérent-es ne peuvent réclamer le remboursement de leur cotisation. Le plus souvent, la dévolution se fait auprès d’associations ayant des buts similaires. Si l’assemblée générale ne se détermine pas quant à la dévolution des biens, il appartient au ministère public (parquet) de solliciter le tribunal compétent la désignation d’un curateur pour conduire la liquidation.

En savoir + :

Quelles sont les aides pour les associations en difficulté ?

Une association peut connaître des difficultés financières ou des difficultés graves de fonctionnement. Afin d’assurer la continuité de son activité, l’association peut demander l’aide d’un administrateur provisoire, le règlement amiable de ses difficultés ou la mise en place d’une procédure d’apurement collectif du passif (redressement ou liquidation judiciaire).

Difficultés d’administration

Il peut arriver que des difficultés graves (dissensions parmi les dirigeant-es, décisions irrégulières, inobservation des statuts etc.) interviennent dans la vie de l’association au point d’empêcher son fonctionnement normal ou de mettre en péril son existence. Un membre de l’association peut saisir le tribunal d’instance qui peut nommer un administrateur provisoire, aux frais de l’association.

Règlement amiable

La procédure de règlement amiable est ouverte à toute association qui, sans être en cessation de paiements, éprouve une difficulté juridique, économique ou financière ou des besoins ne pouvant être couverts par un financement adapté à ses possibilités (articles L. 611-5 et L. 611-3 du Code de commerce).

L’association doit saisir le-la président-e du Tribunal de grande instance dont elle dépend par une requête qui expose la situation financière, économique et sociale, les besoins de financement ainsi que les moyens d’y faire face.

Le-la président-e peut charger un expert de son choix d’établir un rapport sur la situation économique, sociale et financière de l’association. Il-elle peut obtenir des établissements bancaires ou financiers tout renseignement de nature à donner une exacte information sur la situation économique et financière de l’association.

S’il estime que le redressement de l’association est possible, il ouvre le règlement amiable et désigne un conciliateur dont la mission est de rechercher la conclusion d’un accord avec les créanciers.

Si l’accord est conclu avec tous les créanciers, il est homologué par le président du tribunal et déposé au greffe.

Cessation de paiements

La procédure de redressement ou de liquidation judiciaire est applicable à toutes les associations déclarées et publiées. L’association doit être en cessation des paiements, c’est-à-dire dans l’impossibilité de payer ce qu’elle doit avec son actif disponible. La déclaration de cessation des paiements ou d’inexécution des engagements financiers d’un règlement amiable est déposée par le débiteur au greffe du tribunal compétent.

Le-la président-e de l’association a l’obligation de faire une déclaration dans les 45 jours suivant la cessation de paiement, auprès du Tribunal de grande instance dans le ressort duquel l’association a son siège (article L. 621-1 du Code de commerce). À défaut, il-elle engage sa responsabilité personnelle et peut être condamné à prendre en charge le passif.

Dans le cas d’insuffisance d’actif, le tribunal peut, en cas de faute de gestion ayant contribué à cette insuffisance d’actif, décider que les dettes de l’association seront supportées, en tout ou partie, avec ou sans solidarité, par les dirigeant-es de droit ou de fait, rémunéré-es ou non, ou par une partie (article L. 624-3 du Code de commerce).

Redressement judiciaire

La procédure prévoit une durée de période d’observation limitée à quatre mois, et renouvelable une fois. L’activité de l’association se poursuit. Le représentant de l’association est soit dessaisi, soit assisté par un administrateur nommé par le tribunal.

Pendant cette période, l’association établit un projet de plan de redressement qui est communiqué au représentant des créanciers et au juge-commissaire.

Le tribunal arrête le plan de redressement ou prononce la liquidation de l’association. Il n’autorise la continuation de l’association que s’il existe des possibilités sérieuses de redressement et de règlement du passif.

Liquidation judiciaire

La liquidation judiciaire entraîne la cessation de l’activité de l’association. Elle est dessaisie de l’administration et de la disposition de tous ses biens. Le liquidateur procède à la cession de l’actif de l’association et à l’apurement de son passif.

Le tribunal prononce la clôture de la liquidation judiciaire soit pour extinction du passif, soit pour insuffisance d’actif. Dans ce dernier cas, les créanciers perdent, sauf cas particuliers, la possibilité d’exercer individuellement une action contre l’association.

Aide de l’URSSAF pour les associations employeuses en difficultés

En fonction des circonstances les associations en difficultés peuvent bénéficier de délais de paiement ou de remises. Ces dispositions peuvent s’appliquer au cas par cas dans les situations suivantes : difficulté pour déclarer et ou payer les cotisations à l'échéance, règlement des cotisations en retard, des majorations et des pénalités de retard ont été appliquées. Il faut prendre contact avec son URSSAF pour plus d’informations.

Le Dispositif local d’accompagnement (DLA)

Il vise à accompagner les structures (associations, coopératives, structures d’insertion...) développant des activités et services d’utilité sociale créateurs d’emplois, dans leur démarche de consolidation et de développement. Les associations peuvent bénéficier de conseils afin de structurer, sécuriser, développer ou faire évoluer leur fonctionnement à des niveaux divers (social, financier, stratégique etc.). Cet accompagnement peut être pris en charge par la structure portant le DLA sur leur territoire.

En savoir + :

Votre URSSAF www.urssaf.fr

www.cpca.info.org

Mémento Francis Lefèbvre Associations, fondations, congrégations 2010-2011

Tribunal de grande instance

Nouveau Calque..

Quelles différences entre scission, fusion, absorption ?

La scission

Il y a scission d’une association lorsqu’il y a plusieurs membres démissionnaires qui constituent une autre association. L’association n’est pas dissoute à moins qu’un vote de l’assemblée générale ne prononce la dissolution. Si les partant-es détiennent des biens appartenant à l’association, ils doivent les lui restituer.

Par ailleurs une section d’association voulant prendre son indépendance est obligée de repartir à zéro en créant une nouvelle association. Les biens constitués par la section restent la propriété de l’association mère, sauf si l’association mère décide (en assemblée générale extraordinaire) de transférer le patrimoine à la nouvelle association.

La fusion

Deux associations qui veulent mettre en commun leurs moyens humains et financiers peuvent fusionner. L’opération consiste à créer une troisième association puis à dissoudre les deux précédentes. Les formalités de la dissolution sont celles de la dissolution volontaire d’association. La donation des biens peut se faire au profit de l’association nouvellement créée.

L’absorption

L’absorption d’association est une technique qui vise le même but que la fusion, mais c’est une des deux qui va absorber l’autre. L’association absorbée est dissoute.

Dans tous les cas, ces modifications devront être décidées en assemblée générale extraordinaire par les associations concernées.

En savoir + :

Mémento pratique Francis Lefèbvre Associations, fondations, congrégations, fonds de dotation 2010-2011

Quels sont les différents types de regroupements d'associations ?

Les définitions proposées ci-dessous ne sont pas des terminologies juridiques. Ce sont des définitions issues d’une utilisation généralement admise, fruit d’un usage. Dans tous les cas de figure, il s’agit de regroupements. Il en existe une grande variété à l'instar des regroupements sportifs comme les OMS.

L’union

C’est le terme générique utilisé dans le décret d’application de la loi 1901 pour désigner le regroupement d’associations. L’union d’associations est une association, qui se déclare et fonctionne comme telle.

La fédération

C’est une association loi 1901, comme n’importe quelle autre association. Son objet est surtout de regrouper des personnes morales (associations principalement) qui ont toutes un objet proche ou qui œuvrent dans le même sens. Le terme de fédération est utilisé dans certaines lois, et les fédérations obéissent généralement à des règles. Elles peuvent être reconnues d’utilité publique.

Chaque association peut s’affilier librement à une fédération, et de même, s’en retirer. Parallèlement, chaque fédération peut admettre des adhérents, en refuser d’autres ou en exclure.

Dans certains cas, l’affiliation à une fédération peut s’avérer obligatoire pour pratiquer pleinement l’activité (par exemple, en sport, il faut être affilié à la fédération de la discipline que l’on pratique pour pouvoir participer aux compétitions sportives officielles). Le regroupement de fédérations s’appelle la confédération.

Le collectif

Il naît de la rencontre d’associations qui n’ont pas nécessairement un objet proche, mais qui ont en commun, ponctuellement ou non, des intérêts convergents, une lutte en commun, un objet précis à défendre. Le collectif est souvent une association non déclarée, ce qui permet à chaque association composante de garder son indépendance. Le collectif peut organiser une action sous son nom.

La coordination

Proche du collectif par son existence issue d’un problème ponctuel ou thématique, la coordination peut simplement coordonner les actions des associations composantes sans organiser elle-même l’action.

D’autres termes sont utilisés pour désigner des regroupements plus ou moins informels : réseau, conférence permanente, forum...

Le groupement d’employeurs associatifs

Un groupement d’employeurs associatif est une association loi 1901 à but non lucratif constituée d’association employeurs. Il a pour but exclusif de mettre à la disposition de ses membres des salariés liés à ce groupement par un contrat de travail. Ce statut peut permettre de répondre aux problématiques que posent certaines activités associatives : morcellement des temps de travail, surcharge administrative etc.

Registre spécial, comptes rendus, mémoire, archives : qu'est-ce qu'il faut garder ?

Les documents statutaires

La loi 1901 et son décret d’application prévoient que les modifications apportées aux statuts et les changements survenus dans l’administration ou la direction de l’association sont transcrits sur un registre tenu au siège de toute association déclarée. Le registre spécial doit être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu’elles en font la demande, ainsi qu'à tout adhérent de l'association qui en émet le souhait. Les registres sont cotés et paraphés sur chaque feuille. Les inscriptions sont faites de suite et sans aucun blanc.

Il doit contenir

Les statuts de l’association.
Les récépissés de déclaration et de modifications des statuts.
Les modifications dans l’administration ou la direction de l’association (composition du conseil d’administration et du bureau).
Les acquisitions et aliénations de patrimoine immobilier. Ce sont les éléments constitutifs de l’association et leur évolution.

Les documents de fonctionnement

Les dispositions de la loi 1901 n'imposent aucune obligation de dresser des procès verbaux des réunions des organes de l'association, sauf si les statuts le prévoient. Néanmoins, il est vivement conseillé d'établir ces documents afin de garder des traces écrites et archives de l’association. Dans certains cas, ils seront demandés par les autorités publiques (cas de subventionnement).

Ces documents peuvent apporter la preuve de l’adoption d’une décision dans des conditions particulières et de la conformité des délibérations par rapport aux dispositions statutaires éventuelles.

En l’absence de procès verbal, il faudra fournir des témoignages attestant que l’élection du comité direction a bien eu lieu en conformité avec les dispositions statutaires.

« Le procès verbal permet, en outre, de présumer un fonctionnement normal de l’association, la tenue de réunions régulières ». Ils représentent en quelque sorte « la mémoire » de la vie de l’association.

Quelques conseils

Les comptes-rendus doivent être conservés sur informatique mais également en version papier dans des classeurs ou registres dédiés classés chronologiquement et par type de compte-rendu (AG, CA, Bureau, Autres).

Certaines associations fonctionnent sans même savoir où sont les statuts et sont contraintes de les demander en préfecture.

On peut aussi garder quelques exemplaires des différentes publications. C’est ce qui constitue la mémoire de l’association.

Souvent le ou la secrétaire assure cette tache importante dans la vie de l'association. Tous ces documents appartiennent à l’association. C'est pour cela qu'il est préférable, dans la mesure du possible, de conserver les documents officiels, au siège de l'association et non chez une personne physique.

Lorsque les archives prennent trop de place, sont trop anciennes ou sont trop peu consultées, les associations peuvent les déposer aux archives départementales.

En savoir + :

Préfectures et sous-préfectures

Légifrance loi 1901

Associations mode d’emploi, Octobre 2010, n°122

Qu'est-ce que l'agrément ?

L’agrément est un acte unilatéral de l’administration. Il est fixé par la loi et confère, selon les cas, certains avantages :

label de qualité ;
possibilité de demander des subventions ;
exonérations fiscales et/ou abattement de charges sociales ;
possibilité d’exercer certaines activités.

L’agrément n’a pas été prévu par la loi de 1901. Mais certaines administrations ont besoin de repérer les associations qui agissent dans leur champ d’intervention et qui peuvent être des partenaires éventuels.

Pour l’association, avoir l’agrément permet d’être reconnue dans son activité et dans son fonctionnement, d’obtenir une autorisation, certains agréments étant obligatoires pour exercer l’activité, ou tout simplement de jouir d’une reconnaissance auprès du public.

L’agrément s’obtient suite à une demande et à une procédure dont les modalités sont fixées par l’administration qui le délivre. L’administration peut aussi retirer l’agrément à une association qui ne remplit plus les conditions.

Les principaux agréments pour les associations s’obtiennent des ministères chargés de l’agriculture (foyers ruraux), de l’intérieur (secourisme, financement politique), de la consommation, des sports, de la jeunesse, de l’éducation et de la recherche, du logement, des affaires sociales, du tourisme, de l’environnement, de l’emploi (associations de services aux personnes, associations intermédiaires).

Au 31.12.2010, il existe deux agréments délivrés par le ministère chargé de la jeunesse et des sports :

L’agrément «jeunesse éducation populaire».
L’agrément «sport».

Pour être agréée « jeunesse éducation populaire », l'association doit être déclarée à la préfecture et justifier de trois ans d'existence.

L'obtention de l'agrément est subordonnée à l'existence et au respect de dispositions statutaires garantissant (vous trouverez entre parenthèses et en italique des exemples de formulation) :

La liberté de conscience ("L'association garantit la liberté de conscience de ses membres").
Le respect du principe de non-discrimination ("L'association s'interdit toute discrimination").
Le fonctionnement démocratique de l'association (NB : ce critère s'apprécie notamment au regard des modalités d'élection et de fonctionnement des instances de l'association).
La transparence de la gestion (ce critère s'apprécie au regard des documents comptables. l'assemblée générale doit approuver les comptes du dernier exercice).
L'égal accès des femmes et des hommes et l'accès des jeunes aux instances dirigeantes ("L'association garantit l'égal accès des hommes et des femmes à ses instances dirigeantes" ; "Les mineurs âgés de plus de 16 ans ont le droit de vote en assemblée générale et sont éligibles au conseil d'administration").

En savoir + :

Services déconcentrés de l’Etat

Quelles différences entre agrément, habilitation et convention ?

L’agrément et l’habilitation

Les termes d’agrément et d’habilitation recouvrent sensiblement les mêmes choses.

Chaque administration a donné à chacun de ces mots un sens propre, mais il n’en ressort aucune unité pour pouvoir définir rigoureusement d’un côté l’agrément et de l’autre l’habilitation.

Dans les deux cas, ce sont des actes unilatéraux, c’est-à-dire que c’est l’administration seule qui décide d’attribuer, de refuser, de retirer l’agrément ou l’habilitation, a contrario de la convention qui est un accord entre les parties.

L’agrément et l’habilitation donnent des droits, mais les associations qui veulent en bénéficier doivent prouver qu’elles répondent aux normes fixées par l’administration qui les délivre.

D’après certains juristes, l’habilitation viserait l’ensemble de la structure, alors que l’agrément viserait l’activité. Mais cela ne se vérifie pas dans tous les ministères. Il importe donc de se renseigner dans le service concerné pour se faire préciser la portée de l’agrément ou de l’habilitation demandée.

La convention d’objectifs

L’usage des conventions se généralise. Il permet, entre une association et une collectivité ou un service de l’État, de répartir les tâches et les responsabilités, de fixer les engagements réciproques. Par exemple, une convention d’utilisation de locaux prêtés par la mairie à une association indique les modalités d’utilisation du local et la couverture des risques.

La convention d’objectif est un acte multilatéral. Elle formalise un engagement réciproque après négociation entre les parties sur un objectif. Elle garantit à l’association un financement et/ou des moyens nécessaires à la réalisation du projet, ce qui permet d’envisager une activité pluriannuelle. Les conventions légalement formées tiennent lieu de lois aux parties qui les ont faites (Art. 1134 du Code civil).

Plus globalement, la circulaire du 18 janvier 2010 relative aux liens de contractualisation entre l’État et les associations définit les modalités d’une forme particulière de conventionnement : elle précise la durée, les obligations comptables et les conditions d’évaluation du projet. Elle vise à éclaircir les relations entre associations et pouvoirs publics dans le cadre de la réglementation européenne.

En savoir + :

www.developpement-durable.gouv.fr

Comment immatriculer une association auprès de l'INSEE (SIREN, SIRET) ?

Tout comme chaque individu est immatriculé à la Sécurité Sociale, les personnes morales sont immatriculées par l’Institut national des statistiques et études économiques (INSEE). Un numéro national d’identification est alors attribué à l’association par l’INSEE, dans le cadre du système national d’identification et du répertoire national des entreprises et de leurs établissements (SIREN).

Le numéro national d’identification se décline pour l’entreprise (SIREN) et pour l’établissement (SIRET).

Un autre numéro est également attribué par l’INSEE, c’est le code APE ou le code NAF. La NAF est la nomenclature d’activité française. Elle permet la codification de l’activité principale exercée (APE) pour les entreprises et les établissements. Le code APE n’est attribué qu’à des fins statistiques. Il ne peut en aucun cas servir de preuve à l’application de réglementations ou de conventions.

Une immatriculation obligatoire seulement dans certains cas…

L'immatriculation d’une association est obligatoire pour les associations employeuses et pour celles exerçant des activités soumises aux impôts commerciaux (TVA, Impôt des sur les sociétés etc.).

Dans les huit jours qui suivent l’embauche d’un salarié, l’immatriculation de l’association doit être demandée à l’URSSAF. Cette formalité est accomplie simultanément à la déclaration unique d’embauche (DUE).

… Mais vivement conseillée pour toutes les associations

Il est recommandé de demander l’immatriculation de son association à l’INSEE dès la création de l’association, même si on n’est pas employeur ou fiscalisé. Le trésor public demande systématiquement le numéro SIREN pour l’attribution de subventions de l’Etat ou d’une collectivité territoriale.

Un numéro de SIREN peut également être demandé sur les factures émises par l’association.

Comment faire ?

L'inscription doit être demandée directement par courrier à la direction régionale de l'Insee compétente pour son département (adresses sur le site de l’INSEE www.insee.fr) en joignant une copie des statuts de l’association et une copie de l'extrait paru au journal officiel (ou à défaut le récépissé de dépôt des statuts en préfecture).

En savoir + :

INSEE

Associations mode d'emploi n°117 - mars 2010

Comment avoir une démarche de développement durable au sein de son association ?

« Le développement durable est un développement qui répond aux besoins du présent sans compromettre la capacité des générations futures à répondre aux leurs ». Rapport Brundtland, 1987.

Le développement durable repose sur 3 piliers : social, économique et environnemental.

Cette page propose quelques conseils pour aider les associations souhaitant s’engager dans une démarche de développement durable. Ces suggestions sont organisées autour de thématiques générales inhérentes à la vie associative.

Les déplacements

Durant la préparation d’une manifestation, limiter les déplacements grâce aux nouveaux outils de communication.
Inciter à l’utilisation des transports collectifs lors de rencontres.
Informer sur les transports collectifs dans les documents d’information sur les manifestations organisées par l’association.

Les repas et boissons

Préférer une présentation collective plutôt qu’individuelle des aliments, afin de réduire les emballages.
Privilégier l’eau du service de distribution d’eau potable plutôt que l’eau en bouteille.
Privilégier les commerçants et les producteurs locaux.
Privilégier les produits bruts plutôt que ceux trop élaborés pour diminuer les étapes de transformation coûteuse en énergies, en produits annexes et les pertes de qualité.
Privilégier la filière bio et le commerce équitable.
Choisir des boissons avant un contenant recyclable ou consigné.
Privilégier les fournisseurs assurant la reprise des « non-utilisés ».
Pour le conditionnement et les emballages, préférer ceux en grand conditionnement plutôt qu’individuels, afin de réduire le nombre de déchets liés aux emballages.

Le secrétariat

Privilégier l’information par e-mails.
Utiliser du papier recyclé pour : engagements, affiches, tracts…
Imprimer les documents recto-verso.
Favoriser l’utilisation de grandes banderoles plutôt que les supports individuels à distribuer.

L’eau et l’énergie

Récupérer les eaux pluviales utilisables pour le nettoyage.
Mettre en place des limiteurs de débit sur les douches et les robinets.
Mettre en place des chasses d’eau économiques.
Préserver l’eau en évitant ou en réduisant les substances polluantes.
Utiliser des piles et des batteries rechargeables, si possibles associées à des chargeurs solaires.
Installer des pancartes près des robinets incitants aux économies d’eau.
Lors d’une manifestation en extérieur, il est possible de louer des toilettes sèches qui remplacent avantageusement les cabines plastiques chimiques.

L’économie et l’éthique

Contrôler les achats : des coûts particulièrement bas peuvent cacher des pratiques douteuses.
Favoriser les fournisseurs locaux, l’agriculture bio, le commerce équitable, les produits recyclés…

En savoir + :

Comment créer et déclarer une association ?

La chronologie proposée est indicative et obligatoire pour les points 5 et 6.

1- Partir d’une idée, d’un projet associatif collectif. Bien le cerner, le définir et prévoir le mode d’organisation de l’association.

4- Rédiger un compte rendu de cette assemblée générale constitutive, précisant les personnes élues et leurs responsabilités.

5- Déposer une déclaration à la préfecture ou sous-préfecture du siège social, accompagnée d’un exemplaire des statuts.

Elle doit faire apparaître :

L’objet de l’association.
Les noms, professions, domiciles et nationalités des personnes qui sont chargées de son administration.

Ce registre doit être conservé au siège social et doit pouvoir être consulté à tout moment par les adhérent-es.

En savoir + :

Préfecture et sous préfecture

http://vosdroits.service-public.fr

Associations Mode d’emploi n°115 – janvier 2010

Le fonctionnement de l’association doit-il être démocratique ?

Pour le reste, les statuts de l’association, avec ou sans règlement intérieur, doivent prévoir les modalités de fonctionnement.

Il faut définir les instances qui sont habilitées à prendre des décisions, qui peut voter, comment voter...

Il existe quelques termes techniques qu’il convient d’éclaircir :

Quorum

Nombre minimal de votant-es représenté-es dans une assemblée pour que celle-ci puisse délibérer valablement.

Quitus

Procuration, pouvoir ou pouvoir de vote

Pouvoir qu’une personne donne à une autre de faire quelque chose pour elle et en son nom. Le pouvoir est un document écrit constatant l’autorisation d’agir pour autrui.

Voix prépondérante

Voix qui emporte la décision en cas d’égalité des suffrages.

Majorité absolue

Elle est atteinte s’il y a la moitié des suffrages exprimés plus une voix.

Majorité relative

C’est le plus grand nombre de voix.

En savoir + :

Associations mode d’emploi n°118 – avril 2010

Comment fonctionne une association?

Dirigeant-es et adhérent-es

Le fonctionnement démocratique

Les associations avec peu d’adhérent-es peuvent ne prévoir qu’un seul organe délibératif, conseil d’administration ou bureau.

Organisation en secteurs d’activités (on parle également de sections, pôles ou antennes)

Il s’agit d’un mode d’organisation interne à l’association visant à faciliter son fonctionnement.

Mise en place de commissions

En savoir +:

Préfecture et sous préfecture