La comptabilité

Les associations doivent-elles tenir une comptabilité ?

 

Aux termes de la loi 1901, une association n’est pas obligée de tenir une comptabilité. Mais en pratique, deux aspects de la vie associative entraînent nécessité ou obligation :

Interne
Peut-on imaginer le fonctionnement efficace d’une association sans budget, sans un prévisionnel financier fixant un cadre annuel des dépenses et des ressources ?
Peut-on supposer que le-la responsable des finances ne puisse pas justifier des mouvements de fonds auprès des adhérent-es ?
La tenue d’une comptabilité est nécessaire pour la transparence de gestion et pour démontrer la non lucrativité d’une association.

Externe
Dès que l’association entre dans la vie publique, elle est obligée de tenir une comptabilité, en application du Code des impôts et du commerce ou pour justifier de l’utilisation d’une subvention.

La tenue d’une comptabilité plus ou moins développée s’impose. Un simple registre d’enregistrement des dépenses et recettes peut suffire mais un minimum de ventilations permet de mieux percevoir ce qui concerne les différentes activités, les frais généraux, etc. Cela facilite la compréhension de la gestion financière de l’association. Si l'association sollicite des subventions, elle devra appliquer les règles de comptabilité en vigueur.

La loi crée des obligations de tenue et de vérification des comptes des associations pour celles qui atteignent certains seuils (nombre de salarié-es, chiffre d'affaire, total du bilan).

Le plan comptable des associations
Les associations faisant l’objet d’obligations comptables doivent appliquer le plan comptable en vigueur depuis le 1er janvier 2000.
Toutes les associations qui produisent des comptes annuels sont encouragées à l’appliquer.

Le plan comptable associatif contient des règles adaptées aux spécificités associatives dans plusieurs domaines, concernant notamment la comptabilisation :

  • Du résultat comptable : l’instance statutaire doit se prononcer sur l’affectation de l’excédent ou du déficit.
  • Des subventions : lorsque les conventions d’attributions contiennent des conditions suspensives ou résolutoires (pouvant entraîner la disparition de l'obligation et la restitution de ce qui a été reçu).
  • Des ressources provenant de la générosité du public : une information doit être donnée dans l’annexe par projet ou catégorie de projet, en fonction de son caractère significatif.
  • Des contributions volontaires en nature effectuées à titre gratuit : elles correspondent au bénévolat, aux mises à disposition de personnes par des entités tierces ainsi qu’aux biens meubles ou immeubles, auxquels il convient d’assimiler les dons en nature redistribués ou consommés en l’état par l’association. Dès lors que ces contributions présentent un caractère significatif, elles font l’objet d’une information appropriée dans l’annexe portant sur leur nature et leur importance.

EN SAVOIR PLUS :
Plan comptable des associations 2000, la documentation française

Quel type de comptabilité appliquer ?

La comptabilité est une technique au service de la gestion.

Elle doit permettre aux trésorier-ères :

  • De fournir aux administrateur-trices des informations permettant de mettre en adéquation la politique de l’association et les moyens financiers.
  • De suivre les évolutions des charges et des produits en cours d’exercice.
  • De rendre des comptes aux adhérent-es.
  • De justifier de l’utilisation des fonds auprès des financeurs et de la légalité de leur utilisation aux « contrôleurs » (Urssaf, impôts, commissaires aux comptes...).

Le rôle du-de la trésorier-ère est alors d’adapter l’outil comptable au volume d’informations financières à traiter.

Il existe, selon le plan comptable général, 5 principes comptables et 5 règles d’établissement des comptes :

Les principes

  • Régularité : conformité aux règles en vigueur.
  • Sincérité : « application de bonne foi des règles ».
  • Image fidèle : précisions données en extra comptable quand les deux premiers principes ne sont pas suffisants.
  • Prudence : prise en compte des moins values dès qu’elles sont connues.
  • Prééminence de la réalité sur l’apparence : valorisation des contributions volontaires.

Les règles d’établissement des comptes

  • Continuité de l’activité : pour l’établissement des comptes annuels, l’association est présumée poursuivre ses activités.
  • Permanence des méthodes comptables : tant sur les méthodes de présentation des comptes que d’évaluation.
  • Indépendance des exercices : les charges et dettes, les produits et créances nés de l’exercice doivent y être affectés.
  • Coût historique : les éléments inscrits en comptabilité sont enregistrés à leur coût d’acquisition.
  • Non compensation : aucune compensation ne peut être opérée entre les créances et les dettes ou les charges et les produits.

La comptabilité en partie simple
Il s’agit d’enregistrer sur deux colonnes les charges et produits de l’association. Cela ne peut être utile que pour les petites associations ayant très peu d’activités.
Lors de l’assemblée générale le-la trésorier-ère annonce le montant des dépenses, celui des recettes et le solde de trésorerie.

La comptabilité en partie double
À chaque débit un crédit. Pour chaque opération une double écriture comptable est passée.
Une dépense est passée en charges et en contrepartie en banque ou compte « à payer » (fournisseur par exemple).
Une recette est passée en produits et en contrepartie en banque ou compte « à recevoir » (adhérent-e par exemple).
Toutes les dépenses et les recettes relatives à une année de fonctionnement doivent être affectées aux comptes de l’année concernée, indépendamment de la date à laquelle elles sont payées ou perçues.
L’utilisation des règles comptables évoquées en page précédente est indispensable.
Lors de l’assemblée générale, le-la trésorier-ière présente un compte de résultat et un bilan.

La comptabilité analytique
Il s’agit d’affecter chaque charge et produit à une activité de l’association.
La comptabilité analytique est parfaitement adaptée à la comptabilité en partie double. La plupart des logiciels de comptabilité donne cette possibilité. Toutefois, il est aussi aisé de l’utiliser en comptabilité en partie simple. Un cahier à colonnes ou un tableur informatique permettent de la réaliser facilement.
Lors de l’assemblée générale, le-la trésorier-ière présente, activité par activité, charges, produits et résultat.

Présentation des comptes
Quel que soit le type de comptabilité retenu, une présentation complémentaire aux tableaux de chiffres, sous forme de schémas ou de graphiques, permet une visualisation des éléments financiers.
Plus que la simple présentation des comptes, le-la trésorier-ière doit s’efforcer de donner des éléments de compréhension à son public :

  • Aux adhérent-es en assemblée générale, il-elle doit faire l’analyse de la situation de l’association et de sa capacité financière à supporter l’activité existante et les nouveaux projets.
  • Aux administrateurs-trices en conseil d’administration, il-elle doit donner des outils d’aide à la décision (budgets prévisionnels, simulations, tableaux de bord...).

En effet, la fonction de trésorier-ière n’est pas qu’un rôle de comptable, chargé de l’enregistrement des dépenses, elle doit aussi favoriser la dynamique associative en permettant à chacun-e de participer aux prises de décisions en pleine connaissance de cause.

Comment tenir les comptes d’une petite association ?

Pour les associations à petit budget, la comptabilité peut être tenue sur un cahier d’écolier ou sur un tableur (logiciel informatique). Il est conseillé de faire un état mensuel des dépenses et des recettes.

L’enregistrement
Toutes les entrées et les sorties d’argent sont enregistrées au jour le jour surtout s’il y a une caisse. Toutes les informations sont mentionnées : les dates, les numéros de chèques, le débiteur ou le créditeur, l’affectation ou l’origine, le numéro de la pièce justificative et le numéro ou date des relevés bancaires. Cela permet d’avoir une explication sur tout mouvement d’argent. Les contrôles se font dès la réception du relevé bancaire. Le rapprochement entre le cahier et le relevé valide les écritures ou dévoile les anomalies. Les erreurs les plus courantes sont dues à l’oubli d’enregistrement des mouvements de fonds entre la caisse et la banque.

Les justificatifs
En comptabilité toute dépense quel que soit son montant doit être justifiée par une pièce. C’est un document qui prouve la dépense et son affectation ou son créditeur (facture fournisseur, titres de transports, tickets d’autoroute...).
Pour les frais kilométriques, les services fiscaux établissent tous les ans un barème en fonction des puissances des véhicules. C’est une base de référence maximum.

Le classement
Les justificatifs doivent faire le lien entre un engagement et son règlement. Il faut pouvoir retrouver à tout moment une pièce et le chèque correspondant. Pour cela, il convient de ranger les pièces dans un classeur, en deux parties, les recettes et les dépenses. Les pièces sont classées et numérotées. Ce numéro est reporté sur le cahier d’enregistrement et le talon du chéquier. Afin d’établir une bonne concordance, les justificatifs doivent comporter la date de règlement ainsi que le numéro de chèque s’il y a lieu.

Présentation des comptes
Il s’agit alors de regrouper les écritures selon leur nature : achats, déplacements, téléphone, timbres... pour les charges ; cotisations, participations, subventions, dons... pour les produits. Le résultat (déficit ou excédent) provient de la différence entre le total des charges et celui des produits.

EN SAVOIR PLUS :
Plan comptable associatif

Qu’est-ce qu’un budget ?

Le budget, c’est la prévision des charges (les dépenses) et des produits (les recettes) pour l’exercice à venir, en accord avec les activités prévues. Un budget est nécessairement prévisionnel. Il se présente avec une colonne de charges et une colonne de produits, et doit être équilibré, c’est-à-dire qu’il ne fait apparaître ni déficit, ni excédent.

Il est généralement établi pour un an et il traduit en termes financiers l’ensemble des projets de l’association. Il est préparé par le-la trésorier-ière, discuté au conseil d’administration et présenté à l’assemblée générale pour adoption.

Il est également nécessaire d’établir le budget de chaque opération qui fait l’objet d’une demande de subvention. Il s’élabore suivant les mêmes règles que le budget annuel.

Attention, une fois émis dans un dossier de subvention, c’est le même budget qui doit être utilisé ensuite. On ne peut pas écrire un budget différent en fonction du subventionneur que l’on sollicite.

Pour établir un budget, il faut prévoir toutes les dépenses. Assurance, frais postaux, promotion de l’activité, taxes, SACEM sont souvent oubliés bien qu’étant les plus courants. Il faut essayer d’aller au plus petit détail possible. Les écarts entre le budget et le résultat de l’année précédente peuvent apporter de riches enseignements pour constituer le budget suivant. Certains achats ou prestations nécessitent des devis (gros achats, transporteurs...).

Il faut veiller à la répartition des ressources : autofinancement (cotisations et participations des membres, ventes...), sponsors/mécènes, État, collectivités...

Un budget doit vivre, c’est à dire qu’il doit être régulièrement suivi et réajusté en cours d’année en fonction des événements : plus d’entrées que prévues à un spectacle, défection d’un financeur, annulation d’une animation en raison d’intempéries... Plus un budget aura été préparé avec soin, plus il servira d’aide à la gestion en cours d’exercice.

EN SAVOIR PLUS :
Plan comptable associatif

Qu’est ce qu’une trésorerie ?

La trésorerie représente l’ensemble des capitaux liquides dans l’association. Pour faire face à toutes les charges courantes, l’association doit disposer de liquidités, c’est-à-dire d’argent disponible immédiatement.
Les problèmes de trésorerie se posent surtout lorsque les entrées d’argent interviennent après l’activité alors qu’il a fallu engager des frais pour réaliser cette activité.

Dans ce cas, il faut établir un plan de trésorerie, c’est-à-dire la prévision chiffrée des rentrées et des sorties d’argent en temps réel. Un budget équilibré ne suffit pas pour bien gérer l’année à venir. Il faut payer les échéances au fur et à mesure, mais avoir encaissé au préalable suffisamment de liquidités pour y faire face. Cela se prévoit et permet de ne pas mettre son compte en banque à découvert.

Un des premiers soucis d’une jeune association est de se constituer un fonds de trésorerie. En cas de difficultés passagères, la banque peut aider à faire le lien entre la fin de l’action et le versement des subventions. Avec une lettre de notification de subvention, il peut être possible de négocier un découvert avec la banque, ou de se faire verser en avance les sommes attendues, voire de passer par l’emprunt. Évidemment cela a un coût, donc autant ne pas en abuser.

Plan de trésorerie

Le plan de trésorerie ci-dessus met en évidence des besoins de trésorerie en février. Les responsables de l’association devront donc anticiper, soit en négociant avec l’imprimeur un délai pour le paiement de la facture, soit en demandant à la banque une autorisation de découvert ou une avance sur subventions.

EN SAVOIR PLUS :
Guide Association et trésorerie – CNAR Financement

Qu’est ce qu’un compte de résultat ?

Le compte de résultat récapitule les charges et les produits liés à un exercice. On commence un exercice (une année) avec un budget, c’est-à-dire une prévision des charges et des produits. À la fin de l’année, lorsque toutes les opérations ont été réalisées, on récapitule l’ensemble de ces opérations par chapitre.

La différence entre l’ensemble des charges et des produits fait apparaître un résultat. Ce résultat peut être un déficit si les charges sont supérieures aux produits, ou un excédent dans le cas contraire.

Le compte de résultat doit se présenter sous une forme normalisée en appliquant le plan comptable.

La lecture de plusieurs comptes de résultats permet une analyse financière, et permet aussi d’établir le budget suivant avec plus de finesse.

À la fin de chaque année, les opérations de clôture de l’exercice permettent de répartir des charges entre les différents exercices, notamment :
- les amortissements permettent d’étaler la charge d’un investissement sur plusieurs exercices ;
- les « fonds dédiés » permettent de reporter d’un exercice à l’autre la partie d’une subvention non utilisée.

Compte de résultat

À la fin de l’exercice, l’ensemble des comptes de charges et de produits est soldé par le résultat de l’exercice. Ce résultat (excédent ou déficit) est reporté au bilan. Le bilan garde ainsi en mémoire le cumul de tous les résultats de l’association depuis sa création.
Au premier jour de l’exercice suivant, les comptes de charges et de produits sont soldés.

EN SAVOIR PLUS : 

Guide Association et trésorerie – CNAR Financement

Qu’est ce qu’un bilan ou compte bilan ?

Le bilan décrit l’état et la répartition du patrimoine de l’association à une date donnée. C’est la photographie de l’association, sa situation financière à la date de la clôture de l'exercice.
À la différence du budget et du compte de résultat qui sont liés à un exercice (un an), le bilan donne la situation au fur et à mesure de la vie de l’association depuis sa création. Les comptes de bilan ne sont jamais remis à zéro.

La manière de présenter le bilan est normalisée par le plan comptable.
À gauche, à l’actif figure l’emploi des ressources. À droite, au passif figure l’origine des ressources. Le résultat de l’exercice vient s’intégrer au bilan.

Bilan

L’analyse du bilan permet de se faire une idée de la situation financière de l’association. Pour cela il faut déterminer le fonds de roulement.

Le fonds de roulement est la différence entre les fonds propres et les immobilisations. Comme le bilan est nécessairement équilibré, c’est aussi la différence entre l’actif circulant et les dettes. Cela peut se traduire par « De combien dispose l’association pour payer ses dettes ? ». Le fonds de roulement doit être positif. Dans le cas contraire l’association peut se retrouver en difficulté.

Dans l’exemple ci-dessus, le fonds de roulement est égal à 2 040 € (1 000 + 1 000 + 500 - 460). En page précédente, au regard du compte de résultat, on voit que l’association dépense 17 € par jour (6 250 € / 365 jours). Son fonds de roulement correspond donc à 120 jours (2 040 € / 17 jours).

En moyenne, on considère une situation « saine » quand le fonds de roulement est égal ou supérieur à 90 jours. Mais il s’agit bien d’une moyenne. Le besoin en fonds de roulement peut varier.

Quelles sont les obligations en matière de contrôle des comptes ?

Il est bon de rappeler que « toute association, œuvre ou entreprise ayant reçu une subvention pourra être soumise au contrôle des délégués de la collectivité qui l’a accordée. L’association est tenue dans l’année en cours de fournir, à l’autorité qui a mandaté la subvention, une copie certifiée de son budget ainsi que tous les documents faisant connaître les résultats de son activité ». (Décret-loi du 30 octobre 1935, toujours en vigueur).

Ensuite la loi du 6 février 1992 (loi Joxe) a mis en place un dispositif destiné à assurer une plus grande transparence dans les relations entre associations et collectivités territoriales.

Ainsi, les communes de plus de 3 500 habitants ont notamment l’obligation de mettre à la disposition des habitant-es un bilan certifié conforme des associations auxquelles la commune a versé une subvention supérieure à 76 300 € ou représentant plus de 50 % du budget de l’organisme. La certification peut être assurée par le président de l’association.

Par ailleurs, la loi anti-corruption du 29 janvier 1993 (loi Sapin) dispose que « toute association ayant perçu annuellement de l’État, de ses établissements publics ou des collectivités locales une subvention dont le montant est fixé par décret (...) est tenue de nommer un commissaire aux comptes et un suppléant ». Ce montant est de 153 000 € depuis le 1er janvier 2006. Le nouveau code du commerce précise que ce seuil de 153 000 € peut être atteint par une ou plusieurs subventions cumulées.

Enfin, les associations d’une « certaine taille » (article 27 de la loi du 1er mars 84) doivent nommer un-e commissaire aux comptes et un suppléant.
Sont d’une « certaine taille » les associations dépassant deux des trois critères suivants : 50 salarié-es, 3,1 millions d’euros de chiffre d’affaires ou de ressources, 1,55 million d’euros de total du bilan.

Le décret du 6 juin 2001 pris pour l’application de la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyen-nes dans leurs relations avec les administrations prévoit un dépôt des comptes de résultat, bilan, rapport d’activité et conventions en préfecture dès lors que le financement par les autorités administratives dépasse 153 000 €.
Ce même décret précise qu’un financeur public doit signer une convention avec une association, dès lors que le montant annuel des subventions qu’il lui a attribué dépasse 23 000 €.

Qu’est-ce qu’un-e commissaire aux comptes ?

Beaucoup d’associations prévoient dans leurs statuts la nomination d’un-e commissaire aux comptes, sans que la loi ne leur en fasse obligation.

Dans l’esprit des rédacteur-trices de ces statuts, il s’agit bien souvent de faire appel à des personnes reconnues pour leur expérience associative et/ou leurs compétences en matière de comptabilité. Ces personnes, très souvent bénévoles, assurent aux adhérent-es qu’elles n’ont pas relevé d’irrégularité dans les comptes de l’association.

Il faut tout d’abord noter que seul-es les commissaires aux comptes professionnel-les (inscrit-es sur la liste des commissaires aux comptes) peuvent se prévaloir de ce titre.

Il est donc fortement conseillé aux associations de modifier ce point de leurs statuts et de remplacer le terme commissaire aux comptes par contrôleur ou vérificateur, par exemple.

Les commissaires aux comptes inscrit-es sont nommé-es pour six années. Ils-elles ont pour mission principale la certification des comptes. S’ils-elles constatent des faits délictueux, la loi leur fait obligation de les révéler au Procureur de la République.

Certaines associations ont l’obligation de nommer un commissaire aux comptes, en particulier celles qui perçoivent plus de 153 000 € de subventions publiques

Les services d’un-e commissaire aux comptes ne sont pas gratuits. Par ailleurs, si ces associations font appel à la générosité du public, elles doivent changer de commissaire aux comptes au bout de six exercices consécutifs (loi du 1er août 2003).

Que sont la gestion de fait et la prise illégale d’intérêt ?

Par nature, les associations qui assurent des actions d’intérêt général ont des relations financières avec les collectivités publiques. La gestion de fait et la prise illégale d’intérêt sont deux écueils à éviter.

La gestion de fait
La gestion de fait de fonds publics est l’irrégularité qui consiste, pour une personne physique ou morale, à s’immiscer dans le maniement de deniers publics sans avoir qualité pour le faire (loi du 23 février 1963). Elle peut être constituée par l’absence d’autonomie de gestion d’une association ou par son encaissement de recettes publiques.

Autonomie de gestion
Pour exclure la gestion de fait, la collectivité ne doit avoir qu’une minorité des voix dans les instances de décision. Les subventions de la collectivité ne doivent pas représenter la totalité des produits de l’association. Enfin, il doit exister une convention précise définissant les responsabilités de chaque partie.

Encaissement de recettes publiques
Le fait d’encaisser des recettes destinées à une personne publique est constitutif de la gestion de fait. Une association qui se contente de louer des salles municipales, sans y apporter de plus value (organisation d’activités ou de spectacles) court ce risque, sauf bien sûr si une convention (délégation de service public dans le cas présent) l’y habilite.

La prise illégale d’intérêt
Il s’agit d’une infraction pénale (art 432-12 du Code pénal), qui est notamment constituée quand des élu-es votent une attribution de fonds à une association dont ils sont administrateurs-trices.

La non lucrativité de l’association et l’absence d’intérêt financier personnel des élu-es au sein de cette association ne protègent plus les collectivités du risque d’annulation de leur décision (et donc du risque de remboursement des subventions pour les associations).
Pour l’éviter, il semble nécessaire que les élu-es siégeant dans les organes décisionnels d’une association subventionnée, devant se prononcer sur la convention à conclure avec l’association et bien sûr aux votes des subventions, ne participent pas aux séances de commissions, ni aux délibérations de l’assemblée de la collectivité.
On voit la difficulté de l’application de cette mesure de précaution, notamment dans les petites communes, où il n’est pas rare que des élu-es municipaux donnent bénévolement de leur temps au sein de conseils d’administration d’associations locales.

EN SAVOIR PLUS :
Associations mode d’emploi n°143 – Novembre 2012
Gazette des communes - novembre 2012

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