Le guide pratique de l'association. Ligue de l'enseignement des Pays de la Loire

Faut-il demander une autorisation pour organiser une manifestation ?

Tout dépend de la nature de la manifestation et du lieu où elle se déroule. Les autorisations, lorsqu’il y en a, peuvent être municipales, préfectorales ou ministérielles.

Lieu privé

La plupart des manifestations recevant du public dans un lieu privé ne nécessitent pas d’autorisation spéciale (fête de l’école, exposition ...) dès lors qu’il n’y a pas de risque de trouble de l’ordre public.

Si la manifestation a lieu dans un équipement (stade, salle de sport, salle d’activité...), une autorisation d’ouverture au public doit avoir été accordée par la mairie, après une éventuelle homologation par le-la préfet-ète.

Certaines manifestations spéciales nécessitent une autorisation administrative, même si elles se déroulent dans un lieu privé : combat de boxe, largage de parachutistes, évolution d’ULM, baptêmes de l’air, ball-trap, saut à l’élastique ainsi que toute autre activité à risque et toute autre  manifestation se déroulant sur la voie publique.

Lieu public

Globalement, on distingue 2 types de manifestations sur la voie publique :

Les manifestations qui n’ont pas le caractère de compétition : randonnée pédestre, randonnée cycliste, regroupement de motards, kermesse, fête d’art et de traditions populaires... Il faut déclarer la manifestation à la mairie, afin qu’elle prenne des dispositions éventuelles de sécurité publique ;

Les compétitions sportives. Elles doivent être inscrites au calendrier de leur fédération ; elles doivent être déclarées à la mairie ou à la préfecture si elles se déroulent sur la voie publique ou nécessitent un dispositif de sécurité. L’autorité administrative délivre une autorisation administrative.

Qu’en est-il pour l’organisation de voyages et de séjours ?

Les associations et les organismes sans but lucratif ne peuvent réaliser des opérations de voyages qu’en faveur de leurs membres (réforme juridique de la vente de voyages et de séjours issus des dispositions de la loi du 22 juillet 2009).

la loi du 22 juillet 2009 crée un régime commun aux « agents de voyage et autres opérateurs de voyages et de séjours ». Le régime précédent faisait une distinction entre licence (pour les agents de voyages) et agrément (pour les associations : ce type de distinction n’existe plus).

L’article L 211-18 prévoit que toutes les personnes physiques ou morales se livrant à des opérations de tourisme doivent être immatriculées au registre d ‘immatriculation des agents de voyage et autres opérateurs de la vente de voyages et de séjours.

Seuls sont dispensés d’immatriculation, les associations et organismes sans but lucratif n’ayant pas pour objet principal l’organisation de voyage et ne se livrant à ces opérations que de manière exceptionnelle.

En savoir + :

Mémento pratique Francis Lefebvre, Associations, fondations, congrégations 2011-2012

Loi du 22 juillet 2009 n°2009-888 dispositions législatives intégrées dans le Code du tourisme 

Quelles sont les conditions de sécurité matérielle requises pour accueillir du public ?

Que ce soit dans un lieu public ou privé, en salle ou en extérieur, toute manifestation ou activité accueillant des tiers est soumise à l’application de règles de sécurité.

Pour une manifestation en salle, la surface disponible et le nombre d’issues déterminent la capacité d’accueil. En extérieur, la protection du public, son évacuation ainsi que l’accès des secours doivent être étudiés...

Sans entrer dans les détails techniques, pour lesquels il faut toujours consulter les services d’incendie et de secours, quelques aspects peuvent être signalés pour sensibiliser chacun-e :

• S’il y a lieu, ne pas oublier de solliciter le passage d’une commission de sécurité auprès de la mairie ou de la préfecture.
• Les stands, comptoirs ou autres aménagements, en intérieur comme en extérieur, doivent être disposés de manière à ne pas faire de saillie pouvant gêner la circulation ou occasionner des dommages corporels.
• L’installation de chapiteaux pour accueil de public ou de gradins doit toujours être certifiée par un organisme agréé.
• Il faut veiller au classement des matériaux utilisés lors d’aménagements d’espaces accessibles au public. Le classement va de M0 (incombustible) à M4 (facilement inflammable), le classement M3 étant accepté par exemple pour l’ossature ou le cloisonnement de stands.
• Dans l’état actuel de la réglementation et des dispositifs nationaux de sécurité du territoire, l’utilisation des bouteilles de gaz butane ou propane est interdite.
• Le service de boissons en bouteilles de verre est généralement interdit.
• L’implantation et l’aménagement des installations ne doivent pas compromettre l’accès des services de secours.
• Un poste de secours doit être mis en place à partir d’un public de plus de 1500 personnes.
• Il convient de vérifier la présence d’extincteurs adaptés ou s’en procurer si besoin.
• Il est important de ne pas « bricoler » l’électricité, d’isoler eau et réseau électrique.

En principe, toutes les salles de spectacles (privées ou municipales) sont agréées par la commission de sécurité. Si c’est un lieu inhabituel (entrepôt, gymnase, etc.) ou nouveau, il faut obtenir un avis favorable de la commission de sécurité pour l’accueil de public. La sécurité de tous est l’affaire de chacun-e.

En savoir + :

Sécurité civile

Mémento pratique Francis Lefèbvre Associations, fondations, congrégations, fonds de dotation 2010-2011

Fédérations d’associations

Quelles sont les règles pour l'ouverture d'un équipement accueillant du public ?

Constructeurs, propriétaires et exploitants sont responsables de la sauvegarde du public admis et donc de l’application des règles de sécurité.

Le contrôle est assuré par le-la maire-esse ou le-la préfet-ète en fonction du type d’établissement. Il existe cinq catégories d’établissements :

-  1ère catégorie : au-dessus de 1 500 personnes.
-  2ème catégorie : de 701 à 1 500 personnes.
-  3ème catégorie : de 301 à 700 personnes.
-  4ème catégorie : au-dessous de 300 personnes sauf les établissements de cinquième catégorie.
-  5ème catégorie : toute une série d’établissements spécialisés, dont :

• L : salles d’audition, de conférence, de réunion, de spectacle, de projection et salles à usages multiples.
• R : crèches, jardins d’enfants, haltes-garderies, colonies de vacances, établissements d’enseignement
• S : bibliothèques ou centres de documentation.
• T : salles d’expositions.
• X : établissements sportifs couverts.
• PA : établissements de plein air.

La commission de sécurité est consultative et a pour but d’aider et d’éclairer les autorités administratives chargées de contrôler le respect du règlement de sécurité.

Les enceintes destinées à recevoir des manifestations sportives ouvertes au public font l’objet d’une homologation délivrée par le préfet, dès lors que la capacité d’accueil dépasse 3 000 personnes pour un équipement de plein-air et 500 personnes pour un équipement couvert.

Formalités administratives

• Demander à la mairie une autorisation d’ouverture d’un établissement recevant du public.
• Demander à la mairie le certificat de conformité (article L 460 du Code de l’urbanisme).
• Adresser une demande d’autorisation d’ouverture à la préfecture ; déclaration des établissements d’activités physiques et sportives auprès de la direction départementale de la cohésion sociale (anciennement jeunesse et sports).

Comment organiser des manifestations sur la voie publique ?

L’augmentation sensible des manifestations de toutes sortes organisées sur la voie publique par des associations sportives, culturelles, comités des fêtes, offices de tourisme... rend nécessaire une réglementation qui a pour but de bien distinguer les responsabilités et les obligations de chacun.

On accorde beaucoup d’importance à la sécurité des participant-es et du public :

• Il faut mettre en place du matériel en bon état, adapté au public qui va l’utiliser, des conditions de circulation et d’évacuation en rapport avec le public attendu. Le passage d’une commission de sécurité peut être nécessaire.
• Il faut aussi prévenir les accidents par un service d’ordre si nécessaire, ainsi que par l’installation d’un poste de secours pour les premiers soins.

Depuis le 1er décembre 1997, les manifestations sportives, récréatives ou culturelles à but lucratif (au sens de rechercher une recette visant à réaliser un excédent) et regroupant au moins 1 500 personnes doivent faire l’objet d’une déclaration au maire un mois au moins avant la date de la manifestation.

La déclaration décrit les mesures envisagées pour assurer la sécurité du public et des participant-es. L’autorité de police peut alors imposer un service d’ordre ou un renforcement des dispositions prévues.

Lorsque le service d’ordre doit être assuré par une collectivité ou les services de police, les frais peuvent être facturés à l’organisateur.

Les organisateurs doivent souscrire un contrat d’assurance couvrant leur responsabilité civile, celle des participant-es et du public. L’assurance est obligatoire pour obtenir une autorisation administrative.

S’il s’agit d’une compétition sportive sur la voie publique, il pourra y avoir priorité de passage pour la course, mais certaines routes à des dates de grand trafic routier sont interdites (liste en préfecture).

En savoir + :

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Quelles sont les modalités particulières pour l'organisation de compétitions sportives  ?

Toute épreuve, course ou compétition sportive devant se disputer en totalité ou en partie sur une voie publique ou ouverte à la circulation publique exige l’obtention préalable d’une autorisation administrative.

L’autorisation ne peut être accordée et ne devient définitive que sur présentation d’une police d’assurance couvrant les risques d’accidents aux spectateurs, aux tiers, aux concurrents, aux services d’ordre, d’organisation ou de contrôle de l’épreuve.

Un dossier de demande d’autorisation est à envoyer à la préfecture du département dans lequel le départ est donné. Si l’épreuve recouvre plus de 20 départements, l’autorisation sera délivrée par le ministre de l’Intérieur. Par dérogation, les épreuves ne comportant pas la participation de véhicules à moteur sont autorisées par le sous-préfet quand elles se déroulent dans l’arrondissement.

Seule une association ayant au moins 6 mois d’existence peut faire cette demande d’autorisation d’organisation d’épreuve sportive sur la voie publique.

L’association doit être affiliée ou rattachée par convention à la fédération sportive délégataire du sport concerné. Des exceptions sont possibles sous réserve de l’avis favorable du directeur départemental de la cohésion sociale et de la protection des populations.

Les compétitions doivent obligatoirement être inscrites sur un calendrier fédéral dès lors qu’est envisagée la participation de licenciés. Cela permet à la fédération de recenser l’ensemble des compétitions prévues et de coordonner la planification, de contrôler la qualité des épreuves et de valider les résultats sportifs.

L’inscription au calendrier a pour conséquence de rendre applicable la loi de prévention et de répression du dopage.

Lors du déroulement ou de la retransmission en public d’une manifestation sportive, l’accès à une enceinte sportive est interdit à toute personne en état d’ivresse ou en possession de boissons alcoolisées.

L’association munie d’une autorisation de buvette temporaire est assimilée à un débitant de boissons. Dès lors, la responsabilité de l’association est engagée s’il est servi à boire jusqu’à l’ivresse ou à des personnes ivres.

Les personnes qui auront provoqué, par quelque moyen que ce soit, des spectateurs à la haine ou à la violence à l’égard de l’arbitre, d’un juge sportif, d’un joueur ou de toute autre personne ou groupe de personnes seront poursuivies.

Il en est de même pour l’introduction de fusées ou artifices de toute nature, le jet de projectiles.

Par ailleurs, peut être dissoute ou suspendue d’activité, toute association ayant pour objet le soutien à une association sportive dont des membres ont commis en réunion, en relation avec une manifestation sportive, des actes répétés de violence ou d’incitation à la haine ou à la discrimination contre des personnes.

En savoir +: 

Mémento pratique Francis Lefèbvre, Associations, fondations, congrégations 2011-2012

www.associations.gouv.fr

Quelles sont les démarches à effectuer pour organiser une manifestation ?

Avant la manifestation

Mairie

• Demander l’autorisation d’organiser la manifestation.
• Demander l’autorisation d’ouvrir un débit de boissons occasionnel.
• Prendre connaissance des différents arrêtés préfectoraux et municipaux réglementant les conditions de déroulement des manifestations : dispositions en matière de sécurité, annonces par haut-parleurs, distribution de tracts, etc.

Préfecture ou sous-préfecture

• Demande d’autorisations, concernant notamment la diffusion par haut-parleurs, l’organisation de rallyes, cross, courses cyclistes, lâchers de ballons, vols d’avions, de montgolfières.
• Demande de dérogation pour l’ouverture de débits de boissons dans des sites protégés, tels les stades ou les écoles.

Gendarmerie ou commissariat de police

• Déclarer la manifestation.
• Demander le passage d’une ronde de police au cours de la manifestation.

Assurance

• Souscrire une assurance «responsabilité civile organisateur (RCO)» couvrant les dégâts occasionnés aux lieux, aux biens confiés et les dommages aux personnes. Cette assurance doit inclure la période de montage et de démontage.
• Si le budget engagé est important, prendre une assurance annulation.

Droits d’auteur

• Demander l’autorisation d’utiliser les créations (dessins, photos, textes, musiques, logiciels...) à l’organisme gérant les droits de l’auteur concerné (SACEM, SACD...).
• Quinze jours avant, déclarer à la SACEM la manifestation (spectacle divers, concert récital, gala, bal, même gratuit).

Buvette

Demander à la mairie l’autorisation d’ouverture d’un débit de boissons occasionnel.

Billetterie

Les billets doivent comporter 3 volets précisant la date, l’heure et le titre de la représentation, son prix, et la numérotation suivie du billet ou des carnets. Une déclaration est envoyée par l’imprimeur aux services fiscaux.

L’emploi des artistes et technicien-nes

Le contrat de travail doit être établi et adressé à l’artiste avant le spectacle. La Déclaration unique d’embauche (DUE) doit aussi être effectuée auprès de l’URSSAF avant l’embauche (www2.due.urssaf.fr).

Pour les associations qui organisent occasionnellement des manifestations, le Guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO) est obligatoire depuis le 1er janvier 2004. Il permet aux organisateurs occasionnels de spectacles vivants d’effectuer toutes les démarches nécessaires à l’embauche d’artistes et de technicien-nes du spectacle vivant. Un formulaire unique et valant contrat de travail, le « carnet guichet unique », permet de régler en une seule fois et à un seul interlocuteur toutes les cotisations sociales (URSSAF, Congés spectacles, Audiens, Pôle Emploi, Afdas, médecine du travail).

L’adhésion est gratuite et assure une sécurité totale dans les déclarations et les paiements. Une assistance téléphonique (n° Azur : 0810 863 342) permet de connaître directement le montant à verser et les démarches à effectuer ainsi que tout renseignement complémentaire. Les formulaires sont remis directement par l’artiste ou le technicien ou adressés pré-renseignés à l’employeur sous 48 heures.

Attention, le cachet versé à l’artiste du spectacle doit être inférieur, par représentation, à 25 % du plafond mensuel de la sécurité sociale en vigueur au 1er janvier de l’année, soit pour l’année 2011 à 736,50 €.

Ainsi, une association sportive qui verserait plus de 736.50 € à un-e artiste du spectacle et même si elle organise moins de six représentations annuelles ne peut bénéficier des services du GUSO.

Après la manifestation

Droits d’auteurs (SACEM, SACD…) 

• Etat des recettes et dépenses.
• Programme des œuvres interprétées.

Cotisations sociales

• Faire parvenir les bordereaux avec les paiements aux différents organismes.

En savoir + :

www.guso.fr

Mémento pratique Francis Lefebvre, Associations, fondations, congrégations 2011-2012

Associations mode d’emploi n°110 – Juin-juillet 2009

Jurisassociations n°415 – 15 mars 2010

www.lascene.com

Quelles sont les règles pour organiser des repas pour le public d'une manifestation ?

Une politique unique en matière d’hygiène de l’alimentation humaine est applicable depuis le 1^er janvier 2006. L’objectif de ces textes du « Paquet Hygiène » en vigueur depuis janvier 2006 est de garantir les denrées alimentaires servies aux consommateurs ne présentant aucun danger pour leur santé. Ces textes sont consultables sur le site du Ministère de l’agriculture, de l’alimentation et de la pêche.

Il est important de comprendre que l’hygiène alimentaire n’est pas seulement une affaire de professionnel-les et que les règles s’appliquent à tous et toutes dès lors que l’on distribue, même gratuitement, des aliments.

Les règles qu’il faut s’efforcer de respecter lors des manifestations organisées ponctuellement peuvent être résumées ainsi :

Au niveau du matériel et des équipements :

• Utiliser les véhicules agréés par les services vétérinaires et posséder un certificat attestant leur aptitude au transport de denrées alimentaires.
• Couvrir les plans de travail d’un matériau résistant aux chocs, lisse, facilement lavable et imputrescible.
• Equiper les emplacements prévus pour la préparation des plats (y compris la préparation des sandwichs) d’un lave-mains équipé d’un dispositif hygiénique de nettoyage et de séchage des mains.
• Raccorder les équipements au réseau d’eau potable par des tuyaux à usage alimentaire.

Au niveau de la préparation des denrées alimentaires :

• Transporter et entreposer des denrées périssables aux températures réglementaires (nécessité d’un branchement électrique).
• S’assurer du maintien des températures réglementaires dans les glacières, chambres froides, camions ou remorques frigorifiques et vitrines réfrigérées en y plaçant un thermomètre de contrôle (attention, à l’ouverture des portes la température remonte très vite et peut mettre plusieurs heures à revenir à son niveau initial !).
• Préparer et stocker dans de bonnes conditions d’hygiène les produits tranchés à l’avance (qu’ils soient achetés tranchés ou tranchés après achat).
• Transvaser le contenu des boîtes de conserve non immédiatement utilisé dans des récipients de type alimentaire munis d’un couvercle et les stocker au froid.
• Ne pas entreposer les denrées à même le sol.
• Renouveler l’huile de friture aussi souvent que nécessaire. Des conteneurs de récupération doivent être prévus à proximité.

Au niveau du service des denrées :

• Protéger les denrées des souillures lors de leur exposition à la vente (vitrine de protection par exemple) et s’assurer du respect des températures réglementaires.
• Ne pas resservir les invendus qui n’auraient pas été stockés de façon satisfaisante à la température requise.
• Ne jamais pratiquer de congélation « maison » et encore moins de recongélation. Ce sont des pratiques dangereuses, elles sont interdites.
• Respecter strictement les dates limites de consommation (ne jamais congeler un produit dont la date limite de conservation arrive à échéance).

Au niveau du personnel :

• Respecter le port de la coiffe et des vêtements propres et clairs lors des préparations.
• Interdire l’accès aux animaux.

Au niveau du nettoyage et de l’entretien :

• Entretenir et nettoyer de façon correcte et régulière les équipements et matériels utilisés pour la préparation, l’entreposage et la mise en vente des denrées.
• Stocker les produits alimentaires et le matériel d’entretien dans des endroits distincts.
• Utiliser des désinfectants (ex. : eau de javel) et des détergents agréés pour le contact alimentaire, pour le lavage des matériels et des ustensiles de préparation.
• Ne pas répandre de la sciure sur le sol.
• Trier, stocker les déchets putrescibles dans des conteneurs fermés.
• Evacuer les eaux usées par branchement sur le réseau d’assainissement ou les stocker dans des contenants fournis et vidangés par le service municipal ou une société habilitée.

Vous pouvez trouver d’autres informations dans le « guide des bonnes pratiques d’hygiène des aliments – Restauration collective de plein air des accueils collectifs de mineurs ».

Ce guide disponible à la Documentation Française donne des conseils transposables pour toute restauration pratiquée hors locaux de cuisine habituels.

Responsabilité

La souscription d’une assurance couvrant les risques de toxi-infection alimentaire collective est indispensable.

L’inobservation des règles élémentaires d’hygiène engage la responsabilité pénale et civile des organisateurs.